Videotutorial

Configurazione agende

In questo video viene specificato:

come creare una nuova agenda
come indicare quali operatori posso visualizzare l'agenda creata

Configurazione appuntamenti

In questo video viene specificato:

come creare un nuovo servizio
la definizione dei parametri della prenotazione
la definizione degli orari di prenotazione del servizio
la definizione delle regole di controllo accessi
l'impostazione della fiscalità

Configurazione risorse

In questo video viene specificato:

la configurazione delle risorse associate al servizio
la definizione di risorse necessarie e facoltative

Gestione interfaccia grafica

In questo articolo viene indicato come modificare l'interfaccia grafica di visualizzazione dell'agenda:

la definizione dell'agenda da visualizzare
come selezionare il servizio da prenotare
la definizione dell'intervallo in minuti di visualizzazione dell'agenda
come decidere quali risorse visualizzare
come definire la fascia oraria di visualizzazione dell'agenda
la modifica del raggruppamento (per giorno o per risorsa)
la definizione dei giorni di visualizzazione

Come fissare un appuntamento in agenda

In questo video viene indicato:

come fissare un appuntamento in agenda
come verificare la disponibilità delle risorse
come creare un cliente, se non presente, o visualizzare le informazioni del cliente selezionato
come definire la modalità di prenotazione
come modificare l'appuntamento fissato

Prenotazioni avanzate agenda

In questo video vedrai:

come fissare appuntamenti con risorse multiple, opzionali e obbligatorie

Configurazione Agende

Configurazioni Nuova Agenda

Posso configurare una nuova agenda dalla sezione:

Impostazioni → Attività e corsi → Agende e appuntamenti → Configura

Nome: inserisci il nome dell'agenda, come contenitore di risorse e appuntamenti coerenti e uniformi;
Descrizione: eventuale presentazione aggiuntiva per descrivere al meglio la nuova agenda;
Durata slot: intervallo di tempo di default in agenda (ogni quanti minuti prenotare un appuntamento);
Numero di giorni: numero di giorni da visualizzare di default all'apertura dell'agenda;
Risorsa di default: tipologie di risorse che vuoi associare all'agenda;
Intervallo degli orari da visualizzare nei calendari: da che ora a che ora rendere prenotabili gli appuntamenti.

Premi "Salva" per terminare la configurazione

Modifica agenda già creata

Per tornare alle configurazioni sopra descritte e modificare un'agenda già creata, clicca "Modifica agenda" in riferimento all'agenda che vuoi modificare

Operatori che visualizzano e gestiscono l'agenda

Puoi decidere quali operatori sono abilitati a vedere e a gestire l'agenda creata. Di defautl la stessa è utilizzabile da tutti.

Premi sull'icona con gli omini e, selezionando "Associazione personalizzata", puoi decidere chi è abilitato a questa agenda.

Concetti per Configurare l'agenda

Le Risorse

Quando fisso un appuntamento in agenda, occupo una o più risorse in uno specifico orario.

La `Risorsa` è infatti un contenitore che si occupa di gestire la propria disponibilità.

Posso quindi definire che un determinato appuntamento in agenda occuperò delle risorse di tipo `Staff`, se devo per esempio assegnare un appuntamento a una determinata categoria di personale. Oppure potrò occupare delle `Aree`, se devo per esempio occupare degli spazi, o delle sale.

Posso creare e definire le risorse sulla sezione Categorie Risorse

I tipi di Risorse

Posso avere 2 tipi di risorse: Le risorse Staff e le Risorse Ubicazione.

Risorse Staff

Una Risorsa di tipo Staff è utilizzata per definire l'occupazione in base a un operatore.

Posso creare la mia `Categoria` Risorsa su: Configurazioni → Sale, Risorse e personale → Categorie.

E associo le mie risorse alla categoria dalla sezione Personale: Configurazioni → Sale, Risorse e personale → Personale, per renderle disponibili.

Risorse Ubicazione

Una Risorsa di tipo Ubicazione è utilizzata per definire l'occupazione in base ad un area.

Posso poi creare/assegnare le vere `Risorse` all'ubicazione indicata, creandole da: Configurazioni → Sale, risorse e personale → Sale e Spazi.

Gestione Risorse

Su: Configurazioni → Sale, risorse e personale → Categorie, posso visualizzare le risorse attualmente assegnate.

Le Agende

L'agenda è lo spazio condiviso dalle `risorse` dove posso inserire i `servizi`.

Posso creare una nuova agenda su: Configurazioni → Attività e Corsi → Agende Appuntamenti

Posso creare una nuova agenda tramite il pulsate Nuova Agenda e definire il nome dello spazio.

All'interno di un'Agenda posso aggiungere diversi Servizi, che poi saranno fissabili nel calendario Appuntamenti. E' possibile creare nuovi `servizi`, trami il tasto Nuovo Servizio:

Risorse del Servizio

Una volta create le `Agende` e i `Servizi` Agenda, devo collegare le mie `Risorse` in base a cosa voglio che l'appuntamento debba occupare.

Assegno le risorse su: RISORSE NECESSARIE DEL SERVIZIO:

Cio' permette di rendere prenotabile il `servizio` sull'Agenda Appuntamenti.

Risorse del servizio Multiple

Generalmente sulla maggior parte dei `Servizi` Agenda, basterà assegnare un unica `Risorsa` Staff (o ubicazione).

Questo è un esempio di un `Servizio` che occuperà tutti i Personal Trainer (`Risorse`) disponibili (Attivi):

Es. Quando prenoterò il `servizio` (chiamato Scheda Aggiuntiva), occuperò un solo trainer, che per tutta la durata dell'appuntamento sarà occupato.

In alcuni casi però è necessario utilizzare diverse `Risorse` tra le `Risorse Necessarie del Servizio` di un `Servizio`.

Risorse `Necessarie`

Un esempio possono essere gli appuntamenti medici, dove potremmo avere più Sale per più Medici.

Es. Un Medico fa le visite all'interno della sala chiamata "Ambulatorio", un secondo Medico fa visite mediche su una seconda sala chiamata "Saletta", usata quando non è disponibile la sala "Ambulatorio".

In questo caso dunque userò due risorse perché voglio occupare sia una risorsa `Medico`, sia una `Ubicazione`, per sapere quale sala il medico dovrà utilizzare.

In questo modo potrà decidere quale sala, e quale medico utilizzare:

Risorse `Alternative`

Un altro concetto sono le risorse `Alternative`, che permettono di Assegnare diverse Risorse alternative al `servizio` agenda.

Es. Un esempio può essere un appuntamento "Massaggio semplice", che può essere fatto da due `Risorse` diverse: la prima è la `Categoria` Massaggiatori, che sono il personale più skillato per fare i massaggi, ma in loro assenza possono essere fatti anche dalla `Categoria` "Estetista", che di solito non si occupa di fare massaggi, ma ogni tanto da una mano se i "Massaggiatori" sono occupati.

Sarà infatti così possibile scegliere quale `Risorsa` utilizzare:

Focus sui servizi Agenda

Sezione Principale

Una volta creati i vari `Servizi`, possiamo definire le proprietà dei singoli servizi. Possiamo farlo dal pulsante opzioni del servizio:

Principale → Servizio

Nella prima sezione servizio possiamo definire:

Nome: Il nome visualizzato nella sezione prenotazione.
Attivo: Permette di attivare/disattivare il `servizio` agenda.
Colore: Permette di rendere colorato in `agenda appuntamenti` il servizio.
Descrizione Aggiuntiva: per aiutare l'operatore che l'ha creato con una descrizione interna.
Raggruppamento per Attività: per categorizzare l'appuntamento in una specifica categoria di servizi.
Descrizione fattura/Ricevuta: Per visualizzare un nome diverso quando viene emesso il documento fiscale.
Durata: E' la durata dell'appuntamento in minuti
Modifica durata in prenotazione: permette agli operatori di modificare la durata dell'appuntamento in fase di prenotazione.
Modifica Agenda: Permette di spostare l'appuntamento da una `Categoria` Agenda ad un altra `Categoria` Agenda.

Principale → Parametri Prenotazione

In questa sezione possiamo definire come vogliamo che il nostro `Servizio` Possa essere Prenotato.

Possiamo infatti indicare:

Verifica abbonamento per poter prenotare': Specifica quali controlli devono essere fatti, tra:
- Abbonamento non necessario: Non è necessario che il cliente debba avere un abbonamento per prenotarlo al `Servizio`, qualsiasi cliente potrà essere prenotato.
- Abbonamento Necessario: Per prenotare il cliente è necessario che abbia un abbonamento con questo `servizio` inserito. Se non presente, il servizio non sarà prenotabile.
- Prenota e Paga in seguito: Per prenotare il cliente è necessario che abbia un abbonamento con questo `servizio` inserito. Se non presente, il servizio sarà comunque prenotabile, ma il cliente sarà bloccato in fase di accesso in struttura.
- Prenota e Paga in seguito anche da WEB e App: come sopra, con l'aggiunta che il cliente potrà prenotarsi in autonomia anche dall'area web/app.
Prenotazione attiva da WEB e APP: Specifica se il cliente potrà prenotarsi in autonomia anche dall'area web/app.
Prenotazione multipla attiva da WEB e APP: Specifica se il cliente potrà fare prenotazioni multiple dall'area web/app.
Abilita prenotazioni sovrapposte da Reception: Permette di prenotare appuntamenti contemporaneamente su più `servizi`, se entrambi i servizi hanno l'opzione attiva.

Es. Spesso utilizzate per prenotare due servizi assieme ad un unico cliente, es: Appuntamento "Sala Pesi" dalle 8:00 alle 9:30, e un appuntamento "Rinnovo scheda" dalle 8:00 alle 8:30.

Gestisci numerazione automatica prenotazione: fa comparire un numero per le persone in lista d'attesa.
Limite disdetta a ridosso della prenotazione: definisce il tempo, prima dell'inizio della prenotazione, in cui non si può annullare la prenotazione.
Limite fine prenotazioni prima dell'attività: definisce il tempo prima dell'inizio della prenotazione, dopo il quale sono chiuse le prenotazioni.

Principale → Risorse necessarie al servizio

Definisce quali risorse vengono utilizzate dal Servizio, Qui le indicazioni sull'uso.

Principale → Orari del servizio

Definisce delle fasce orarie ridotte se si vuole limitare il servizio. Di default il servizio è sempre disponibile.

E' possibile impostare la disponibilità/indisponibilità anche sulle singole `Risorse` Staff.

Principale → Dispositivi e Varchi del servizio

Porta alla sezione Controllo accessi

Controllo accessi

Definisce quali sono i lettori che utilizzano il servizio.

Controllo accessi

In questa sezione è possibile definire:

Anticipo: Definisce il tempo massimo per accedere al servizio, prima dell'inizio.

Es. Impostando 30 minuti, posso accedere ad un servizio che inizia alle 14, dalle 13:30.

Massimo Ritardo: Definisce il tempo di ritardo abilitato per accedere.

Es. Impostando 15 minuti, posso accedere ad un servizio che inizia alle 14, fino alle 14:15.

Limite Uscita: Definisce il tempo massimo di uscita dopo la fine del servizio.

Es. Impostando 30 minuti, posso uscire da un servizio che finisce alle 18, fino alle 18:30.

Consenti accesso con abbonamento a ingressi esaurito: Permette di prenotare, andando in negativo, per quegli utenti che usano un servizio a scalo, anche se hanno terminato gli ingressi.
Ignora scadenza iscrizione: Permette di annullare la verifica della quota di iscrizione.
Ignora scadenza certificato medico: Permette di annullare la verifica del certificato medico.
Ignora rate scadute: Permette di annullare la verifica se un cliente ha delle rate scadute.

Varchi Abilitati

In questa sezione è possibile abilitare/disabilitare i lettori per l'accesso.

Vendibilità

Ragioni Sociali e IVA

In questa sezione è possibile creare le varie aliquote iva legate alla vendita di questo `Servizio`.

Posso associare le aliquote iva già create al servizio con il tasto aggiungi, permettendo la vendibilità del servizio in fase di listino.

Abbonamenti e Multiattività del Servizio

In questa sezione è possibile controllare cosa è collegato il `Servizio`.

Domande e risposte

L'operatore non è abilitato ad operare sull'agenda

Sto prenotando un servizio ma mi da un errore bloccante: "L'operatore non è abilitato ad operare sull'agenda selezionata", che significa?

Non sono stati inseriti i diritti all'operatore che sta tentando di prenotare l'appuntamento. Trovi qui i dettagli su dove impostare i diritto ad operare sull'agenda.