Questo articolo spiega il funzionamento delle proroghe di massa di Wellness in Cloud e risponde alle seguenti domande:

Come impostare i giorni di festività del centro?
Come configurare la chiusura del centro?
Come prolungare gli abbonamenti agli utenti in maniera massiva?

Proroghe di massa

Se il tuo centro rimane chiuso per un determinato periodo di tempo, o in generale hai necessità di prolungare in maniera massiva gli abbonamenti degli utenti, puoi utilizzare la funzionalità Proroghe di massa.

Alcuni esempi di utilizzo:

Chiusura per festività o ponti;
Lavori di manutenzione straordinaria nel centro;
Emergenze o eventi imprevisti che impediscono l’accesso al centro.

Puoi accedere alle proroghe di massa nella pagina Anagrafica utenti → Proroghe di massa.

In questa pagina trovi l'elenco di tutte le proroghe di massa create in precedenza, e per ognuna sono riportati i seguenti campi:

Descrizione: è il nome che hai scelto per la proroga di massa;
Inserito il: indica la data e ora di creazione della proroga di massa;
Periodo di riferimento: indica il periodo di chiusura, nel quale i clienti sono stati sospesi e relativamente al quale sono stati calcolati i giorni di proroga degli abbonamenti;
Numero di clienti: è il numero di utenti univoci ai quali la proroga di massa ha inserito almeno una proroga;
Ultimo aggiornamento: indica la data e ora in cui il sistema ha terminato la creazione di tutte le proroghe interessate;
Stato: quando il sistema ha terminato la creazione di tutte le proroghe interessate, la proroga di massa assume lo stato Completato.

Come creare una nuova proroga di massa

Creare una nuova proroga di massa significa creare una sospensione a tutti gli utenti per l'intero periodo di chiusura del centro selezionato e, contemporaneamente, creare una proroga degli abbonamenti in corso di validità durante il periodo di chiusura in modo che gli utenti possano recuperare i giorni "persi".

Qual è la differenza tra sospensione e proroga?

Sospensione: si tratta di un periodo di tempo nel quale un utente viene bloccato: finché la sospensione è attiva, l'utente non può effettuare nuove prenotazioni e non può effettuare ingressi nel centro. La sospensione in Wellness in Cloud si applica sull'utente, non a livello di uno specifico abbonamento;

Esempio: puoi sospendere l'utente Fabio Felice ma non puoi sospendere soltanto l'abbonamento 12 Mesi Open dell'utente.

Proroga: si tratta dell'estensione di un abbonamento per un determinato numero di giorni.

⚠️ Attenzione: la creazione di una proroga di massa è irreversibile.

⚠️ Attenzione: la proroga di massa crea non solo le proroghe degli abbonamenti ma anche la sospensione degli utenti per l'intero periodo di chiusura del centro. E' pertanto consigliato creare la proroga di massa solo una volta che il centro viene riaperto, in quanto una volta che la proroga di massa è stata creata non sarà possibile modificarla in un secondo momento per "anticipare" la scadenza delle sospensioni create e ricalcolare le relative proroghe degli abbonamenti.

Per creare una nuova proroga di massa clicca sul pulsante Nuova proroga di massa nella pagina Anagrafica utenti → Proroghe di massa. Dopo aver letto con attenzione le istruzioni su Wellness in Cloud, clicca sul pulsante Inizia procedura e compila tutti i campi:

Inizio chiusura: è la data del primo giorno del periodo di chiusura del centro, e di conseguenza la data a partire dalla quale gli utenti verranno sospesi;
Fine chiusura: è la data dell'ultimo giorno del periodo di chiusura del centro, e di conseguenza la data di scadenza delle sospensioni applicate agli utenti;
Durata proroga (calcolato automaticamente): indica il numero di giorni compresi tra Inizio chiusura e Fine chiusura, ed è la massima durata della proroga che verrà applicata agli abbonamenti in corso di validità durante il periodo di chiusura;

⚠️ Attenzione: la durata proroga indica il numero massimo di giorni per cui un'abilitazione verrà prorogata. Per esempio, se il periodo di chiusura selezionato va dal 25/12 al 02/01, la durata proroga calcolata dal sistema è di 9 giorni. Se l’utente Fabio Felice ha un abbonamento in scadenza il 31/12, la proroga applicata sarà di 7 giorni, poiché l’utente perde solo 7 giorni di validità dell’abbonamento: i 2 giorni (01/01 – 02/01) non contano perché il suo abbonamento sarebbe comunque già scaduto.

⚠️ Attenzione: le abilitazioni che possiedono già una proroga relativa al periodo di chiusura selezionato vengono automaticamente escluse, e per esse non verrà creata una nuova proroga tramite la proroga di massa.

Prodotto: ti consente di selezionare una o più attività da includere nella ricerca delle abilitazioni da prorogare. Se il filtro Prodotto viene lasciato vuoto, significa che la ricerca includerà tutte le abilitazioni. E' consigliato utilizzare il filtro Pacchetto al posto del filtro Prodotto, a meno che non sia necessario selezionare abilitazioni vendute tramite servizi a quantità variabile;
Pacchetto: ti consente di selezionare uno o più abbonamenti da includere nella ricerca delle abilitazioni da prorogare. Se il filtro Pacchetto viene lasciato vuoto, significa che la ricerca includerà tutte le abilitazioni di tutti gli abbonamenti;
Esclusione abilitazioni: indica quali abilitazioni escludere dalla proroga. Le opzioni selezionabili sono:
- Includi tutte: include tutte le abilitazioni prorogabili secondo il periodo di chiusura selezionato. la proroga verrà applicata a tutte le abilitazioni valide nel periodo di chiusura selezionato;
- Escludi abilitazioni con accessi: la proroga non verrà applicata ad eventuali abilitazioni utilizzate per effettuare ingressi nel periodo di chiusura selezionato;
- Escludi abilitazioni con prenotazioni: la proroga non verrà applicata ad eventuali abilitazioni utilizzate per effettuare prenotazioni nel periodo di chiusura selezionato.
Includi iscrizioni/quote associative: se attivato, vengono prorogate anche le quote associative valide nel periodo di chiusura selezionato. Se sono stati selezionati degli elementi nei filtri Prodotto o Pacchetto, le iscrizioni che vengono prorogate sono soltanto quelle selezionate nei due filtri.

Esempio: viene creata una proroga di massa per il periodo di chiusura dal 25/12 al 02/01. Il risultato è che tutti gli utenti vengono sospesi dal 25/12 al 02/01, e le eventuali abilitazioni valide in quel periodo vengono prorogate. Se l’utente Fabio Felice ha un abbonamento in scadenza il 31/12, la proroga applicata sarà di 7 giorni, poiché l’utente perde solo 7 giorni di validità dell’abbonamento: i 2 giorni (01/01 – 02/01) non contano perché il suo abbonamento sarebbe comunque già scaduto.

Una volta impostati i campi desiderati, clicca sul pulsante Avanti e visualizzerai un riassunto della proroga di massa che stai per avviare, incluso il calcolo del numero di abilitazioni che verranno prorogate e utenti univoci coinvolti.

Esempio: siccome un utente può avere più di un'abilitazione valida nel periodo di chiusura selezionato, è possibile che il numero di abilitazioni da prorogare sia maggiore del numero di utenti.

Inserisci un nome per la proroga di massa nel campo Descrizione, dopodiché clicca il pulsante Conferma per avviare la procedura di creazione delle sospensioni e proroghe di massa.

L'operazione può richiedere diverso tempo per essere completata. Si consiglia di non ricaricare la pagina durante l'operazione.