In questa sezione viene spiegato come gestire su Wellness in Cloud il personale del tuo centro, per esempio personal trainer, receptionist, addetti sala pesi, medici e, in generale, tutte le figure che lavorano nel tuo centro.
⚠️ Attenzione: in questo articolo, con account di login si intendono esclusivamente gli account di login degli operatori, non quelli degli utenti del centro.
Differenza fra un account di login operatori e un account di login utente:
- Account di login operatori: sono gli account utilizzato dallo staff del tuo centro per accedere al gestionale Wellness in Cloud e alle app Club: Wellness in Cloud Contratti, Wellness in Cloud Staff, Wellness in Cloud Boss. Ogni account di login operatore è associato ad un operatore e dispone di permessi operatore specifici;
- Account di login utente: sono gli account utilizzati dagli utenti che frequentano il tuo centro per accedere all'app utenti Wellness in Cloud.
Operatori e account di login
Nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale, cliccando sul pulsante Configura all'interno della sezione Personale puoi gestire tutto quello che riguarda il personale che lavora nel tuo centro. In questa pagina trovi l'elenco di tutti gli operatori creati, e per ognuno visualizzi:
- Nominativo: indica il nome dell'operatore e, se ha un account di login associato, indica lo username tra parentesi;
- Operatore: indica lo stato dell'operatore, Attivo o Non attivo. Un operatore Attivo può essere utilizzato negli elenchi di selezione operatori, ovvero può essere impostato come consulente commerciale di un utente, oppure come consulente di vendita, o come operatore che ha gestito l'incasso di un pagamento. Un operatore Non attivo invece, essendo disattivato, non compare negli elenchi di selezione operatori;
- Account: indica lo stato dell'account di login associato all'operatore, e può essere:
- Attivo: significa che l'operatore ha un account con il quale può loggarsi su Wellness in Cloud;
- Non attivo: significa che l'operatore ha un account che però è stato disattivato, perciò non può utilizzarlo per loggarsi su Wellness in Cloud;
- Invitato: significa che l'operatore ha già ricevuto l'email con le indicazioni per completare la creazione dell'account ma non ha ancora seguito la procedura indicata in quell'email;
- Vuoto: se non visualizzi nessuno degli stati precedenti e il campo risulta vuoto, significa che all’operatore non è stato associato alcun account di login.
Qual è la differenza tra operatore e account di login?
- Operatore: si tratta di personal trainer, receptionist, addetti alla sala pesi, medici e, in generale, tutte le figure che lavorano nel tuo centro. L'operatore può essere utilizzato negli elenchi di selezione operatori, ovvero può essere impostato come consulente commerciale di un utente, oppure come consulente di vendita, o come operatore che ha gestito l'incasso di un pagamento;
- Account di login: credenziali di login associate ad un operatore, che possono essere utilizzate per il login su Wellness in Cloud;
- Ruolo: un operatore può avere diversi ruoli nel tuo centro, per esempio può essere un personal trainer e anche un addetto alla sala pesi. Avere ruoli distinti ti consente di gestire separatamente queste due mansioni, separando per esempio le fasce di disponibilità oraria e le eventuali prenotazioni.
Come creare un nuovo operatore
Per creare un nuovo operatore clicca sul pulsante Nuovo membro staff nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale → Personale.
Compila tutti i campi:
- Nominativo;
- Attiva e aggiungi il membro dello staff negli elenchi operatori: se attivata, l'operatore assume lo stato Attivo e può essere utilizzato negli elenchi di selezione operatori, ovvero può essere impostato come consulente commerciale di un utente, oppure come consulente di vendita, o come operatore che ha gestito l'incasso di un pagamento.
Una volta compilati questi campi clicca il tasto Salva.
Ora che l'operatore è stato creato, se lo desideri puoi attivargli un account di login (e gestire anche i permessi che l'operatore avrà su Wellness in Cloud) e associargli uno o più ruoli.
Come modificare o disattivare un operatore
Puoi modificare un operatore creato in precedenza nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale → Personale, cliccando sul pulsante Modifica operatore ✏️ relativo all'operatore interessato.
La modifica operatore ti consente di cambiare i campi:
- Nominativo: per rinominare l'operatore;
- Attiva e aggiungi il membro dello staff negli elenchi operatori: per attivare o disattivare l'operatore.
Come eliminare un operatore
Puoi eliminare un operatore creato in precedenza nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale → Personale, cliccando sul pulsante Modifica operatore ✏️ relativo all'operatore interessato e poi sul pulsante Elimina.
⚠️ Attenzione: l'eliminazione di un operatore è irreversibile.
⚠️ Attenzione: l'operatore non può essere eliminato se ha un account di login associato, ovvero nello stato Attivo, Non attivo o Invitato. In tal caso, il sistema restituirà il messaggio "C'è un Account di accesso collegato" e impedirà l'eliminazione dell'operatore. In questo caso, siccome l'operatore non può essere eliminato, si consiglia di disattivare l'operatore e disattivare il suo account di login:
- Per disattivare l'operatore segui le indicazioni della sezione "Come modificare o disattivare un operatore";
- Per disattivare l'account di login dell'operatore segui le indicazioni della sezione "Come modificare o disattivare un account di login".
Come creare un nuovo account di login per un'operatore
Puoi creare un account di login per un operatore nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale → Personale, cliccando sul pulsante Attivazione account 👤➕ relativo all'operatore interessato.
Compila tutti i campi:
- Username: deve essere un’email valida, poiché a questo indirizzo email l’operatore riceverà le istruzioni per impostare la password dell'account di login;
- Valido dal: indica la data a partire dalla quale l’account di accesso risulta Attivo e quindi utilizzabile per l’accesso al sistema;
- Valido al (opzionale): se impostata, indica la data fino alla quale l’account di accesso risulta Attivo e quindi utilizzabile per l’accesso al sistema. Dopo la scadenza, l'account verrà automaticamente disattivato e l'operatore non potrà più utilizzarlo per effettuare il login sull'istanza corrente di Wellness in Cloud;
- Account attivo: se attivato, l'account di login risulterà Attivo e quindi utilizzabile per l’accesso al sistema; altrimenti l'account risulterà Non attivo e l'operatore non potrà utilizzarlo per effettuare il login sull'istanza corrente di Wellness in Cloud.
⚠️ Attenzione: lo username dell'account di login, una volta impostato, non può più essere modificato. Sceglilo con cura, assicurandoti che si tratti di un indirizzo email valido, al quale l'operatore può accedere per visualizzare la posta in arrivo.
Una volta premuto il pulsante Salva, il sistema restituirà il messaggio "Account accesso abilitato" e l'account assumerà lo stato Invitato.
⚠️ Attenzione: se l'email scelta come username dell'operatore è stata già utilizzata per creare un altro account di login su Wellness in Cloud, il sistema restituisce l'errore "Username già utilizzato. Inserire un Username diverso."
Se questo account di login è presente sull'istanza corrente di Wellness in Cloud, dovrai necessariamente scegliere un altro indirizzo email come username. Non è prevista la possibilità di riutilizzare la stessa email per più account di login, né di "liberare" un'email scollegandola da un account di login esistente, anche se disattivato.
Se invece l'account di login è presente su un'altra istanza di Wellness in Cloud, e desideri riutilizzare la stessa email, puoi aprire un ticket all'assistenza tecnica, che provvederà a verificare lo stato dell'account associato a quell'email ed abilitare l'accesso alla nuova istanza.
Per motivi di privacy non viene mostrato in quale altra istanza è presente l'account di login associato all'email scelta come username.
A questo punto, l'operatore avrà ricevuto un'email da accounts@mailing.wellnessincloud.it con oggetto "Unisciti a Wellness in Cloud". La casella email che l'operatore deve verificare è quella impostata come username.
All'interno del messaggio email "Unisciti a Wellness in Cloud" è presente il link tramite il quale l'operatore può impostare la propria password: cliccando sul link, l’operatore viene reindirizzato su Wellness in Cloud, dove deve inserire la nuova password nei campi Inserisci la nuova password e Ripeti la nuova password.
Una volta premuto il pulsante Conferma password, il sistema restituisce il messaggio "Password aggiornata con successo" e l'account assume lo stato Attivo.
Come modificare o disattivare un account di login
Puoi modificare un account di login di un operatore nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale → Personale, cliccando sul pulsante Attivazione account 👤➕ relativo all'operatore interessato.
Puoi modificare i seguenti campi:
- Email per il recupero password: è l'email alla quale il sistema invierà all'operatore l'email con le indicazioni per reimpostare la password. Alla creazione dell'account di login, l'email per il recupero password viene automaticamente impostata con la stessa email scelta come username. Puoi però impostare un'email a tua scelta, anche diversa dallo username. Per abilitare la modifica di questo campo, clicca sul pulsante Modifica email✏️;
- Valido dal: indica la data a partire dalla quale l’account di accesso risulta Attivo e quindi utilizzabile per l’accesso al sistema;
- Valido al (opzionale): se impostata, indica la data fino alla quale l’account di accesso risulta Attivo e quindi utilizzabile per l’accesso al sistema. Dopo la scadenza, l'account verrà automaticamente disattivato e l'operatore non potrà più utilizzarlo per effettuare il login sull'istanza corrente di Wellness in Cloud;
- Account attivo: se attivato, l'account di login risulterà Attivo e quindi utilizzabile per l’accesso al sistema; altrimenti l'account risulterà Non attivo e l'operatore non potrà utilizzarlo per effettuare il login sull'istanza corrente di Wellness in Cloud.
⚠️ Attenzione: se hai bisogno di disattivare immediatamente l'account di login di un operatore puoi disattivare l'impostazione Account attivo. Facendo così, disabiliterai l'account di login dell'operatore solo ed esclusivamente per l'istanza corrente di Wellness in Cloud. Se lo stesso account di login è stato attivato anche su altre istanze Wellness in Cloud, dovrai accedere a ciascuna di queste istanze singolarmente e disattivare in ognuna l'account di login dell'operatore.
⚠️ Attenzione: lo username dell'account di login, una volta impostato, non può più essere modificato. Se l'operatore non ha più accesso a quell'indirizzo email, e ha bisogno di reimpostare la propria password, puoi modificare invece l'email per il recupero password e impostare un'email valida.
Come eliminare un account di login
Un account di login, una volta creato, non può essere eliminato.
Se vuoi impedire l'accesso dell'operatore al sistema puoi disattivare il suo account di login:
Per disattivare l'account di login dell'operatore segui le indicazioni della sezione "Come modificare o disattivare un account di login".
Se invece l'operatore ha bisogno di reimpostare la password del suo account di login, ma non ha più accesso alla sua casella di posta, puoi modificare l'email per il recupero password associata al suo account.
Per modificare l'email per il recupero password dell'account di login dell'operatore segui le indicazioni della sezione "Come modificare o disattivare un account di login".
Come gestire i permessi di un account di login
Un operatore che effettua il login su Wellness in Cloud può eseguire una serie di operazioni all’interno del sistema, per esempio modificare le anagrafiche degli utenti, effettuare analisi, registrare nuove vendite ecc.
Puoi accedere alla configurazione degli account di login degli operatori nella pagina Impostazioni ⚙ → Sale, risorse e personale, cliccando sul pulsante Configura all'interno della sezione Personale. Per modificare i permessi dell'account di login di un operatore, clicca sul pulsante Impostazione permessi 👤⚙ relativo all'operatore interessato.
Per maggiori informazioni sui permessi operatore consulta la guida dedicata: Gestione del personale: permessi operatore.