Questa sezione spiega come effettuare la configurazione del controllo accessi di Wellness in Cloud

CONFIGURAZIONE

La configurazione del controllo accessi viene effettuata dal menù IMPOSTAZIONI => Dispositivi e Lettori

IMPOSTAZIONI GENERALI

Wellness in Cloud consente di impostare dei controlli a livello globale per quota associativa non valida, pagamenti scaduti e certificato medico scaduto o non presente.
Le impostazioni che configurerai saranno valide dal momento dell'attivazione e serviranno per bloccare automaticamente il cliente su tutti i lettori del centro.

Puoi effettuare queste impostazioni al percorso IMPOSTAZIONI => Dispositivi e lettori => IMPOSTAZIONI GENERALI.

Controllo sulla validità della quota associativa

Per impostare il blocco per quota associativa non valida, quindi scaduta o non presente, è sufficiente attivare l'opzione Verifica iscrizione e salvare l'operazione con la spunta ✓ in alto a destra.

Nota: l'impostazione si riferisce alla validità della quota associativa intesa come elemento a listino venduto all'utente (campo blu dell'anagrafica).
Non è prevista la possibilità di attivare questo tipo di blocco per tesseramento non valido (campo verde dell'anagrafica).

Se un utente viene bloccato all'accesso a causa di quest'impostazione?

E' sufficiente vendere all'utente al quale vuoi consentire l'accesso una nuova quota associativa valida.
La registrazione della vendita in sè è sufficiente; non è necessario che la vendita venga saldata nello stesso momento o che l'importo totale sia maggiore di € 0,00.

Controllo sulla validità dei pagamenti

Per impostare il blocco sui pagamenti è necessario impostare le seguenti opzioni:
- Controllo sui pagamenti
- Blocco con pagamenti in sospeso
E salvare l'operazione con la spunta ✓ in alto a destra.

In questo modo il cliente verrà bloccato nel momento in cui avrà uno o più pagamenti non incassati e scaduti, cioè con una data di pagamento prevista precedente o uguale ad oggi.
Un pagamento scaduto verrà visualizzato in questo modo all'interno della vendita:

E' possibile anche definire i Giorni di tolleranza per i pagamenti in sospeso, ovvero il periodo durante il quale al cliente verrà consentito comunque l'accesso dopo la scadenza del pagamento.
Di default questo parametro è impostato a 0 giorni.

Esempio 1: se oggi è il 31/03/2019 e l'utente ha un pagamento in scadenza il 31/03/2019, con 0 giorni di tolleranza il blocco sarà attivo già il giorno stesso, ovvero 31/03/2019.
Esempio 2: se oggi è il 31/03/2019 e l'utente ha un pagamento in scadenza il 31/03/2019, con 7 giorni di tolleranza il blocco sarà attivo a partire dal 07/04/2019 e fino a quella data al cliente sarà consentito l'accesso normalmente.

Se un utente viene bloccato all'accesso a causa di quest'impostazione?

Per consentire l'accesso all'utente in questione ci sono due soluzioni:
- incassare il pagamento scaduto, che a quel punto essendo stato saldato non costituirà più motivo di blocco
- modificare la data di pagamento prevista del pagamento scaduto con una data futura

Controllo sulla validità del certificato medico

Per impostare il blocco per certificato medico scaduto è necessario impostare le seguenti opzioni:
- Controllo sulla validità del certificato medico
- Blocco con certificato medico scaduto
E salvare l'operazione con la spunta ✓ in alto a destra.

E' possibile anche definire i Giorni di tolleranza sul certificato medico, ovvero il periodo durante il quale al cliente verrà consentito comunque l'accesso dopo la scadenza del certificato.
Di default questo parametro è impostato a 0 giorni.

Esempio 1: se oggi è il 31/03/2019 e l'utente ha il certificato in scadenza il 31/03/2019, con 0 giorni di tolleranza il blocco sarà attivo già il giorno stesso, ovvero 31/03/2019.
Esempio 2: se oggi è il 31/03/2019 e l'utente ha il certificato in scadenza il 31/03/2019, con 7 giorni di tolleranza il blocco sarà attivo a partire dal 07/04/2019 e fino a quella data al cliente sarà consentito l'accesso normalmente.

Per far sfruttare i giorni di tolleranza all'utente appena registrato come anagrafica, dove il certificato non è ancora stato inserito, è sufficiente attivare l'opzione Se Certificato Medico assente usa data reg. e salvare l'operazione con la spunta ✓.

Se un utente viene bloccato all'accesso a causa di quest'impostazione?

E' sufficiente impostare una data di scadenza del certificato medico futura all'interno dell'anagrafica dell'utente in questione.

TIPI DISPOSITIVO

Accedendo a IMPOSTAZIONI => Dispositivi e lettori => TIPO DISPOSITIVO è possibile indicare una serie di impostazioni

Impostazioni generiche

Fra le IMPOSTAZIONI GENERICHE del TIPO DISPOSITIVO

è possibile indicare:
- Tempo di blocco ➔ Permette di bloccare lo stesso utente tra due letture successive.

ESEMPIO: se è indicato 120 secondi (2 minuti) significa che il cliente passa la tessera alle 8.50 sul lettore INGRESSO, se tenta di ripassare la tessera sullo stesso lettore o su altri lettori (es. il lettore interno dell'AREA BENESSERE o il lettore USCITA) verrà bloccato fino alle 8.52. Dalle 8.53 riuscirà a passare la sua tessera sui lettori e a entrare regolarmente (se ha abilitazioni valide)

- Tempo ripetizione ingresso ➔ Permette di evitare di scalare un secondo accesso per abbonamenti a ingressi, se compreso entro il tempo indicato.
- Gestisci ingresso/uscita con letture consecutive ➔ Serve per configurare una zona con un uscita. Senza questa impostazione tutti gli accessi vengono contati come ingressi.

Impostazioni avanzate

Cliccando su IMPOSTAZIONI AVANZATE appariranno altre opzioni:

Tempo massimo lettura di uscita ➔ Indica quanto tempo ho per uscire sui lettori configurati come uscita, se passo una tessera al di fuori di questo tempo non potrò uscire.
Gestione ingresso/uscita
- Normal ➔ configurazione default di sistema. Permette di gestire accesso e uscita in successione. Es: primo accesso entrata, secondo accesso uscita, terzo accesso entrata, ecc.
- AlwaysExit ➔ permette di far accedere solo il primo accesso come entrata, tutte le letture successive permettono solo l'uscita.
Tempo di apertura relè ➔ Tempo per indicare quanto il lettore deve rimanere "eccitato" o "aperto" al passaggio della tessera. Es. Utile in caso di erogatori di bevande.
Durata messaggio display ➔ Tempo per indicare quando tempo deve venire visualizzato il testo sul display del lettore, se disponibile.
Tempo inibizione ➔ Tempo che indica quanto tempo deve passare tra due letture successive di due clienti diversi.(Es. Un primo utente passa la tessera, un secondo utente deve aspettare tot secondi prima di passare nuovamente la tessera).
Timeout accesso collegato ➔ [...]
Tipi dispositivo accesso collegato ➔ [...]

Impostazioni lettore a cascata

Tipo dispositivo primario a cascata ➔ Permette di indicare a quale lettore a cascata il tipo dispositivo fa riferimento.
Tempo di accesso ingresso a cascata ➔ Permette di indicare quanto tempo ho per il secondo passaggio della tessera del lettore a cascata.
Ingresso su dispositivo secondario ➔ Permette di specificare che l'accesso deve essere verificato sul dispositivo a cascata, utile per far accedere servizi come corsi a prenotazione. Es. LettorePorta (=TipoDispositivo) e TornelloSecondario (=Lettore a cascata) : quando passo la tessera su LettorePorta , mi fa accedere a TornelloSecondario . Quando accedo a TornelloSecondario il sistema controllerà il Tempo ripetizione ingresso (secondi) (sopra indicato).
Categoria dispositivo
- Classic ➔ Usato per i dispositivi di accesso,
- Charger ➔ Usato per il caricatore monete,
- Vending ➔ [...]
Evita controlli supplementari ➔ [...certificato medico...]
Compatibilità con Gympass ➔ [...]

Gestione lettori in uscita

Se stai attivando un nuovo lettore da utilizzare per la registrazione delle uscite, o hai intenzione di utilizzare il tuo unico lettore in ingresso anche per registrare le uscite, segui le indicazioni che trovi qui

Premessa

Di seguito la specifica delle nomenclature utilizzate:
- tipo dispositivo => gruppo di lettori (es. ingresso)
- dispositivo => lettore singolo (es. tornello ingresso / tornello uscita)

Tipi dispositivi

Entra in IMPOSTAZIONI => Dispositivi e lettori => Tipi dispositivo e clicca sull'icona matita di fianco al tipo dispositivo che contiene il tuo lettore in uscita. Attiva l'impostazione Gestisci ingresso/uscita con letture consecutive e, nelle impostazioni avanzate, imposta il campo Tempo massimo lettura di uscita (secondi).

Nota: imposta qui un tempo di uscita ampio, per esempio 6h, e comunque in ogni caso maggiore o uguale al tempo massimo di permanenza di una persona nel centro.

Come faccio a capire qual'è il tipo dispositivo di cui fa parte il mio lettore?

Entra in Configurazioni => Dispositivi e lettori => Dispositivi e individua il tuo lettore nell'elenco. I lettori in questa schermata sono raggruppati per tipo dispositivo, quindi potrai scoprirlo facilmente.

Dispositivi

Entra in IMPOSTAZIONI => Dispositivi e lettori => Dispositivi e clicca sull'icona matita di fianco al tuo lettore.

Ho un unico lettore, che impostazioni applico?

Una volta entrato nelle configurazioni del lettore, imposta la voce Gestione letture ingresso/uscita su ingresso/uscita. * Questa impostazione farà sì che le letture consecutive di un utente su quel lettore vengano interpretate la prima volta come ingresso, la seconda come uscita, la terza come ingresso e così via.

Nota: è possibile che in certi casi l'interpretazione delle letture sia "errata", per esempio se l'utente fa un primo accesso ma non entra, e poi ne fa uno secondo per entrare (ma questa seconda lettura viene registrata come "uscita").

Ho due lettori distinti per l'ingresso e per l'uscita, che impostazioni applico?

Una volta entrato nelle configurazioni del lettore, imposta la voce Gestione letture ingresso/uscita su solo ingresso per il lettore che utilizzerai per la registrazione degli accessi e su solo uscita per il lettore che utilizzerai per la registrazione delle uscite.
Importante: assicurati che entrambi i lettori siano associati allo stesso tipo dispositivo. Se non è così, puoi associare il lettore in uscita allo stesso tipo dispositivo del tuo lettore in ingresso.

Attività

Come ultimo step, andrai a gestire il tempo massimo di uscita a livello delle singole attività che hai configurato in IMPOSTAZIONI => Attività e corsi => Attività base / Corsi / Agende e Appuntamenti.
Per ogni attività, nella scheda Accesso, troverai la voce Limite tempo di uscita dove inserire un valore in minuti.

Come impostare il tempo di blocco su un lettore

Di base un utente può effettuare più letture consecutive allo stesso lettore e gli verrà sempre consentito l'accesso se previsto dal suo abbonamento; Wellness in Cloud ti consente di impostare il Tempo di blocco per ogni tipologia di lettore in modo da impedire all'utente di accedere più volte.

Esempio: impostando un tempo di blocco di 5 minuti, se un utente effettua una lettura al tornello oggi alle 14:51 il suo accesso verrà registrato come al solito. Se proverà però a passare nuovamente il suo badge al tornello alle 14:53 riceverà un divieto; alle 14:56 potrà invece effettuare il secondo accesso perchè saranno passati i 5 minuti da quello precedente. Gli altri utenti che passeranno la loro tessera nel frattempo potranno accedere, in quanto il tempo di blocco viene applicato al singolo utente.

Per configurare il tempo di blocco entra in IMPOSTAZIONI => Dispositivi e lettori => TIPO DISPOSITIVO
:

Clicca sull'icona matita di fianco al gruppo di lettori interessato.

Imposta il tempo alla voce Tempo di blocco (secondi).

Salva la modifica con la spunta in alto a destra ✓.

DISPOSITIVI

E' possibile configurare un nuovo lettore su IMPOSTAZIONI => Dispositivi e Lettori => DISPOSITIVI

Impostare il vidimatore

Il vidimatore (il dispositivo collegato al pc che permette di leggere le tessere) deve essere associato alla tua postazione, per poter funzionare. Questa operazione deve essere fatta solo la prima volta che usi quella postazione, ma puoi doverlo fare nuovamente se:
- cambi browser ( o cancelli la cache sulla postazione)
- cambi computer di lavoro
Puoi cercare il vidimatore cercandolo sulla sezione "dispositivi" che puoi trovare al link qui sotto, oppure sulla sezione configurazioni:

Wellness in cloud (Legacy) : Dispositivi e lettori ➡️ Dispositivi
Wellness in cloud : Dispositivi e lettori ➡️ Dispositivi

* Successivamente puoi impostarlo come predefinito per il browser in uso sul pc cliccando sul simbolo "stella": come da immagine:

Sul Nuovo WellnessInCloud è poi necessario impostare la prima volta che si assegna una tessera il vidimatore predefinito

ZONE ACCESSO

La gestione degli accessi contingentati è possibile tramite la definizione delle Zone

PER MAGGIORI INFO CLICCA QUI

REGISTRAZIONE ACCESSI

Come registrare un accesso manuale

Per registrare un accesso manuale:
- entra nell'anagrafica del cliente a cui vuoi registrare un accesso e clicca su NUOVA ATTIVITA

e successivamente su ACCESSO MANUALE

Se la tua esigenza è quella di registrare l’accesso di un cliente che sta entrando nel centro in questo momento ma non ha a disposizione la tessera, seleziona il lettore d'ingresso tra quelli disponibili alla voce Dispositivo e clicca il tasto Registra accesso oppure Registra accesso e apri.
Su Wellness in Cloud verrà registrato a tutti gli effetti un accesso o divieto del cliente, come se fosse una reale lettura badge.

Nota: Il tasto Registra accesso e apri oltre a registrare la presenza dell'utente nel centro manderà anche il segnale di sblocco al dispositivo collegato; se questa funzionalità non è attiva contatta il nostro reparto hardware aprendo un ticket oppure scrivendo all'indirizzo hardware.wellness@teamsystem.com

Puoi anche registrare l'accesso di un cliente in un momento passato, impostando manualmente la data e l’ora alla voce Specifica data/ora accesso.
Inoltre, attivando la voce Accesso forzato potrai forzare la registrazione dell'ingresso nei casi in cui l'utente non soddisfi i requisiti da te impostati per accedere, come per esempio certificato medico non valido oppure presenza di pagamenti scaduti.

Nota: l'accesso forzato non consente di registrare l'ingresso dell'utente che non ha un abbonamento valido per l'accesso.

Come eliminare un accesso

Dal menù a sinistra entra in Report e Analisi => CONTROLLO ACCESSI => Analisi Accessi.

L'obiettivo è rintracciare l'accesso da eliminare utilizzando i filtri messi a disposizione dall'Analisi Accessi, in particolare:

data accesso => imposta il periodo in cui ricercare gli accessi, per esempio dal 01/11/2018 al 30/11/2018
utente => ricerca e seleziona l'utente in questione

Una volta impostati i filtri necessari lancia la ricerca cliccando sul tasto lente d'ingrandimento in basso a destra.

Otterrai una lista di accessi del cliente, clicca su quello da eliminare con il tasto destro del mouse e seleziona la voce Rimuovi accesso.

Clicca il tasto Conferma.

Note:
- l'operazione è irreversibile
- l'eliminazione dell'accesso comporta la restituzione automatica di 1 ingresso residuo nel caso di abbonamenti che prevedono uno scalo all'accesso in struttura

FAQ

Ordine di accesso

L'ordine di priorità al tornello è:

prenotazione Obbligatoria
prenotazione (a cui posso accedere per vari motivi, tra cui l'opzione prenotazione facoltativa)
attività base