Comunicazioni e CRM

In questa sezione sono spiegate le comunicazioni e il crm di Wellness in Cloud

 

Video Tutorial

Corso sulle comunicazioni e il crm di Wellness in Cloud

• Scopri come funzionano il CRM e le comunicazioni in Wellness in Cloud

Nuova azione CRM

• Vedi qui come creare una nuova azione di CRM

Comunicazioni dirette - Analisi

Ricerca del Target

L'invio delle comunicazioni dirette viene gestito attraverso la sezione Report e Analisi:

Ho la possibilità di ricercare diverse informazioni rispetto a:

• Utenti: Sono tutte le informazioni che posso gestire nell'anagrafica dell'utente;
• Vendite e Commerciali: Questa sezione rappresenta la gestione commerciale dell'utente, da qui posso cercare le vendite, le proposte commerciali, e i pagamenti
• Scadenze: Nelle scadenze posso verificare i periodi di scadenza dell'utente, come l'abbonamento, il numero di servizi rimasi
• Planning e Prenotazioni: Mi permette di visualizzare le prenotazioni del cliente rispetto ai corsi
• Controllo Accessi: Mi permette di fare delle ricerche in base agli accessi del cliente
• Comunicazioni: Mi permette di fare delle ricerche in base a sms, email, notifiche e crm inviati al cliente.

Una volta selezionato il nostro target, posso procedere per l'invio della comunicazione premendo il tasto  in basso a destra della schermata.

Avrò un elenco degli utenti che rientrano nei parametri che ho inserito.

Posso gestire le mie informazione nell'area superiore della schermata:

Nel dettaglio:

•  : Permette di inviare nuove comunicazioni dirette;
•  : Permette di creare nuove comunicazioni CRM;
•  : Permette di esportare l'elenco degli utenti in una lista in Excel;
•  : Permette di salvare la ricerca, per un uso futuro o ripetitivo;
•  : Permette di personalizzare la griglia dei risultati ottenuti;
•  : Permette di effettuare altre operazioni a seconda della ricerca, es INVIO INVITO APP WELLNESS IN CLOUD;

Comunicazioni Dirette

Posso creare una nuova comunicazione diretta premendo il tasto  e selezionando Nuova comunicazione diretta semplice, in questo modo il sistema mi propone una schermata divisa in due sezioni: nella parte sinistra, l'elenco dei nominativi a cui invierò la mia comunicazione, nella parte destra la comunicazione che voglio inviare:

Analizziamo la parte destra nel dettaglio: Possiamo decidere il canale di comunicazione selezionando nella schermata:

• : L'invio di una notifica attraverso SMS

• : L'invio di una Email attraverso l'editor personalizzato:

• : L'invio attraverso una notifica su "app Wellness in Cloud"

In questa sezione posso anche indicare:

• Titolo : Il nome della notifica
• Immagine : L'immagine della notifica
• Sottotitolo : Un eventuale sottotitolo
• Invia SMS alternativo a notifica push : Questo flag permette di inviare a tutti i clienti che non hanno l'app un sms
• Link Html : un link legato alla notifica

In entrambe le opzioni avrò un promo blocco, dove dovrò inserire la mia comunicazione. Successivamente posso indicare se voglio salvare questo modello per utilizzi successivi, indicando il nome del modello da utilizzare:

Dovrò indicare in che comunicazione rientra la mia comunicazione in base alla normativa sulla privacy:

Posso procedere con l'invio tramite il tasto 

Nella schermata successiva visualizzerò un anteprima della comunicazione da inviare, che potrò inviare tramite il tasto  e successivamente premendo il tasto conferma:

Webinar: comunicazioni dirette

Qui trovi la registrazione del nostro webinar sulle comunicazioni.

 

Invio Invito App Wellness in Cloud

• Per inviare il link da cui l'utente attiva l'app Wellness in Cloud si procede in due modalità:
  • Invio singolo da anagrafica
    • Posizionarsi sull'anagrafica dell'utente
    • Accedere alla sezione PROFILO WEB E APP
    • Cliccare su ATTIVA

• Invito massivo da analisi Utenti

• Per effettuare l'invio massivo procedere in questo modo:
  • Selezionare il target desiderato
  • inviare, cliccando sul tasto  l'invio dell' invito all'app Wellness in Cloud
  • Cliccando su Invia apparirà:

• Cliccando su ok:

 

Comunicazioni CRM

Premendo sul tasto  posso creare un operazione in CRM al target selezionato, impostando:

• Tipo comunicazione: É il tipo dell'azione CRM (per creare nuove azioni puoi seguire la guida: Configurazione CRM)
• Testo: É il testo della comunicazione in CRM agli operatori

Successivamente posso indicare se voglio salvare questo modello per utilizzi successivi, indicando il nome del modello da utilizzare:

Dovrò indicare in che comunicazione rientra la mia comunicazione in base alla normativa sulla privacy:

Posso procedere con l'invio tramite il tasto  Confermando avrò un riepilogo dell'operazione che intendo inviare:

Procedo con l'invio tramite il tasto 

Dovrò dare conferma con il tasto 

Fino a ricevere la schermata

Salvataggio di una ricerca

Possiamo creare il nostro target e salvarlo in modo da poterlo recuperare successivamente tramite il tasto 

Devo indicare durante il salvataggio del mio Target:

• nome: É il nome che ha la mia ricerca personalizzata
• Descrizione: É la descrizione della mia ricerca personalizzata
• Modalità di calcolo:
  • Non salvare le date: Il sistema non mantiene le date
  • Mantieni le date selezionate: Permette di salvare la ricerca con le date impostate, utile nel caso voglia recuperare un dato sempre nello stesso periodo (es. Abbonamenti venduti a Settembre dell'anno 20xx)
  • Mantieni gli intervalli impostati ma aggiorna le date: Il sistema aggiorna le date automaticamente il base al periodo impostato (es. Impostando una ricerca del compleanni di oggi, se eseguo la ricerca nel futuro prenderà sempre le date del giorno in corso)
• Abilita comunicazioni programmate: Ci permette di utilizzare la nostra ricerca per le comunicazioni programmate
• Visibile nel menù principale: Ci permette di utilizzare la nostra ricerca nel menu principale

Comunicazioni automatiche

Su Wellness in Cloud è possibile creare una nuova comunicazione automatica programmata, partendo da un target e pianificando l'operazione su Wellness in Cloud in maniera giornaliera. La configurazione parte dalla creazione di un target per qualsiasi dubbio potete seguire la nostra guida:

1. Conoscere il target a cui inviare la comunicazione

Ricordiamo che il target ideale per l'invio di comunicazioni programmate è ristretto! Esempio: Se voglio programmare un sms per ricordare la scadenza dell'abbonamento ai miei utenti devo cercare gli utenti a cui scade l'abbonamento tot giorni prima della scadenza, perché invierò la mia comunicazione esattamente tot giorni prima della scadenza. Se cercassi tutti gli abbonamenti in scadenza di un periodo invierei la notifica al mio cliente più di una volta.

2. Salvare il target in una ricerca,

Durante il salvataggio della ricerca, per un operazione pianificata è essenziale il flag su "mantieni gli intervalli impostati ma aggiorna le date" per aggiornare giornalmente la nostra ricerca e il flag su "Abilita in comunicazioni programmate" per visualizzarla.

Creo la mia nuova operazione programmate dal menu "Comunicazioni → Comunicazioni dirette" tramite il tasto 

Nella pagina successiva, devo indicare il target della comunicazione programmata, nella parte sinistra, e il corpo della comunicazione, nella parte destra:

Le impostazioni per il corpo della comunicazione solo le stesse descritte per l'invio di un singolo invio Comunicazioni Dirette, dunque procedo indicando il corpo e il sistema di invio e procedo tramite il tasto 

Successivamente, nella sezione "Programmazione e Invio" devo impostare:

• Nome: è il nome della comunicazione programmata.
• Attivo: indicare se l'operazione è attiva, successivamente potrò disattivarla se voglio sospenderla.
• Referente di comunicazione: è l'operatore che si occupa di inviare la comunicazione.
• tipo programmazione
  • Singolo: se voglio che l'operazione esegua un solo invio e poi si disattivi.
  • Ricorrente: se voglio che l'operazione continui a svolgere l'invio tutti i giorni.
• Ora invio comunicazione: è l'orario che il cliente riceverà la prossima comunicazione.
• Invia a partire dalla data: è il giorno di inizio in cui l'operazione inizierà a funzionare.
• Invia fino alla data: è il giorno di fine dell'operazione.

Successivamente confermo i dati inseriti e procedo con la creazione con il tasto 

Video tutorial su Comunicazioni automatiche e programmazione

Come si impostano delle comunicazioni automatiche verso i clienti? Che siano e-mail, notifiche o SMS, sono una parte fondamentale di un buon uso del CRM di Wellness in Cloud.

Nei seguenti tutorial affrontiamo alcune casistiche tipiche.

• Abbonamenti in scadenza
  • Scopri come creare una comunicazione ai clienti a cui l'abbonamento scade tra 15gg.

• Scadenza rata
  • Scopri qui come fare una comunicazione ai clienti con una rata da saldare tra 5gg.

• Scadenza certificato medico
  • Scopri qui come fare una comunicazione ai clienti cui sta scadendo il certificato medico.

• Non frequentanti
  • Scopri come contattare un cliente attivo che non frequenta da più di 30gg.

• Promemoria appuntamento
  • Scopri come avvisare i clienti dei loro appuntamenti del giorno dopo.

• Benvenuto a nuovi utenti
  • Scopri qui come fare una comunicazione di benvenuto agli utenti registrati ieri.

Modifica Comunicazioni automatiche

Posso visualizzare le comunicazioni attive dal pannello Comunicazioni => SMS, MAIL e PUSH alla scheda GESTIONE

In questa sezione posso modificare le operazioni o renderle obsolete, cliccando sull'operazione e modificandole con il tasto 

Nella sezione "Storico Invii" vedo tutti gli utenti a cui è arrivata la mia comunicazione:

 

Segnaposti personalizzati

• [ReservationDate(Data prenotazione)] ➡️ Data Appuntamento
• [ReservationTimeStart(Dalle)] ➡️ Ora Appuntamento

 

Servizio SMS

Per poter inviare gli SMS tramite Wellness in Cloud è necessario collegare il proprio account SMS al gestionale, seguendo i passaggi nel paragrafo Attivazione account SMS. Quest’operazione va eseguita una volta sola, appena creato l’account SMS.

Le indicazioni del paragrafo ACQUISTO PACCHETTI vanno invece eseguite ogni volta che vorrai acquistare un nuovo pacchetto SMS.

Qui trovi tutte le indicazioni per attivare il servizio sms Gestione_SMS_Wellness_in_Cloud

 

Servizio Email

Per poter inviare le e-mail tramite Wellness in Cloud è necessario effettuare la configurazione

Qui trovi tutte le indicazioni per attivare il servizio E-Mail Email_Wellness_in_Cloud

 

CRM

Quando abbiamo un colloquio oppure una telefonata con un prospect o un cliente, stiamo facendo delle azioni di CRM. Qui vedremo come registrare in modo veloce due parole fatte con un utente del nostro centro, o come inserire nelle agende degli operatori commerciali delle telefonate da fare ad un gruppo di clienti, o ancora come far sì che sia Wellness in Cloud a creare ogni giorno delle azioni nelle agende dei nostri collaboratori.

Programmazione del CRM

• Posso configurare il mio CRM dalla sezione Configurazioni => Impostazioni CRM"
• In questa sezione posso configurare:
  • Stati/Esiti CMR: Nella sezione posso configurare tutti gli Appuntamenti del mio CRM
  • Stati/Esiti proposte: Nella sezione posso configurare tutti gli esiti del mio CRM

Stati/Esiti CRM

In questa sezione posso configurare tutti gli Appuntamenti del mio CRM

Posso creare una nuova proposta con il tasto 

In questa schermata posso definire:

• Nome: Il nome della nuova comunicazione
• Colore: Il colore della comunicazione
• Obsoleto: Impostare la comunicazione come non utilizzabile, servirà in futuro per disattivarla
• Default: Impostare la comunicazione come operazione di default
• Descrizione: Una descrizione della comunicazione
• Azione all'accesso
  • Nessun Controllo: Non verrà fatta alcuna azione all'utente all'accesso al tornello
  • Messaggio: Verrà inviato, se il lettore dispone di un display, un messaggio al cliente
  • Messaggio e Blocco: Verrà inviato, se il lettore dispone di un display, un messaggio al cliente inoltre il cliente avrà l'accesso bloccato
• Tipo dispositivo su cui effettuare l'azione: Posso selezionare su quale dispositivo effettuare il controllo
• Messaggio: É il messaggio da far visualizzare al cliente

Confermo la creazione con il tasto 

Una volta creata la nostra proposta commerciale devo associare i vari esiti che l'attività può avere. Il sistema mi avvisa delle proposte senza esiti impostati attraverso l'avviso 

Posso creare nuovi Esiti seguendo la guida guida: Esiti Proposte.

Una volta configurata la proposta associo gli esiti alla nuova proposta cliccando sulla proposta e selezionando gli esiti dalla sezione "Esiti" a destra della schermata:

Stati/Esiti Proposte

In questa sezione posso configurare tutti gli Esiti del mio CRM inserendolo nei gruppi:

•  → É un attività non ancora iniziata
•  → É un attività in corso d'opera
•  → É un attività Conclusa positivamente
•  → É un attività Conclusa negativamente

Posso creare una nuova proposta con il tasto  in basso a destra della pagina, comparirà questa sezione:

Dove devo indicare:

• Nome: Il nome che deve avere la nostra proposta
• Tipo stato proposta: A quale categoria appartiene in base alle categorie viste sopra (da iniziare, in attesa, esito positivo/negativo)

Creo la categoria con il tasto 

Video CRM

Utilizzo CRM Interfaccia Operatore

Creare una nuova Comunicazione CRM

L'utilizzo del CRM, per gli operatori può essere gestito nella sezione "Storico Comuncazioni" dall'interfaccia utente.

Per creare una nuova operazione CRM posso usare il pulsante in basso a destra  e selezionare 

Comparirà la schermata di inserimento dell'attività in CRM, dove compare:

• Tipo di comunicazione: il CRM impostato come default da sistema
• Operatore: L'operatore designato a svolgere l'attività
• Messaggio: Il testo dell'azione CRM da svolgere
• Esiti dell'Azione CRM: Gli esiti possibili per l'attività
• Completare entro: La data di scadenza dell'operazione
• Finalità di invio: Le finalità di invio secondo la normativa GDPR

Creare una nuova Comunicazione CRM a un target

Per creare una nuova comunicazione CRM seguendo la nostra guida sulla ricerca del target, impostando l'invio attraverso il Comunicazioni CRM

Evadere Comunicazioni CRM

Posso visualizzare le operazioni CRM fissare a ogni operatore dalla sezione Agenda Commerciali selezionando l'operatore su cui voglio visualizzare i CRM Inseriti.

Cliccando sullo stato del CRM, posso evaderlo, modificando i campi del CRM.

CRM bloccante

• E' possibile creare un operazione in CRM bloccante per bloccare gli utenti finché non evaderai il CRM: è utile ad esempio quando devi dare di persona una comunicazione importante ai tuoi clienti

E' stata usata ad esempio nel periodo Covid per il controllo del Green Pass

E' necessario utilizzare l'esito negativo utilizzato per il CRM Negativo (E' importante che l'esito sia utilizzato solo per questa operazione)

Successivamente dall'analisi puoi effettuare una ricerca dalle comunicazioni:

Nella ricerca è importante selezionare:

• Operatore: Tutti gli operatori del centro
• Tipo/Stato comunicazione: L'esito di stato OK per il greenpass
• Completato dal/al: la data passata per il Nr. di giorni da verificare nel passato

Una volta creata l'analisi, sull'operazione pianificata, ne creiamo una con (1) "mantieni gli intervalli impostati ma aggiorna le date" per aggiornare le date sopra e (2) la abilitiamo sulle comunicazioni programmate

Selezionando l'analisi appena creata:

Una volta confermati i testi di blocco del tornello, selezioniamo sull'operazione:

• Giorni per completare 0
• Tipo Programmazione: Ricorrente
• Ora di invio comunicazione: a scelta
• invia fino alla data: a scelta, in base a quando la si vuole rendere operativa. Sarà possibile anche in un secondo momento sospenderla comunque.

E confermare l'attività.