Creazione anagrafica utente

Per creare un nuovo utente possiamo procedere nel seguente modo: posizionarsi sul menù di sinistra Anagrafica e cliccare su Crea Utente

Procediamo poi ad inserire tutte le informazioni che riteniamo essere necessarie compilando il format dell’anagrafica.

Campi Obbligatori anagrafica

Nota Puoi decidere quali campi rendere obbligatori in fase di inserimento anagrafica tramite IMPOSTAZIONI => Anagrafica utenti => Campi anagrafica

Indicare il flag sui campi da rendere obbligatori e cliccare sul tasto Salva

I dati obbligatori saranno marchiati col simboletto giallo OB

Origine Anagrafica

E' possibile selezionare, da un menù a tendina l' Origine o Fonte, che permetterà poi di classificare le anagrafiche inserite

Per definire una nuova Origina accedi a IMPOSTAZIONI => Anagrafica utenti => Origini Utente

Per creare una nuova origine clicca su Nuova Origine, indica una descrizione e clicca su Salva

Controllo Duplicati

In fase di inserimento anagrafica viene fatto il controllo di eventuali anagrafiche duplicate

Se clicco su Mostra dettagli potrò verificare le anagrafiche che risultano doppie ed eventualmente posizionarmi sull'anagrafica desiderata cliccando su Cambia anagrafica

Gestione anagrafica utente

Dalla scheda utente puoi eseguire diverse operazioni

Dettagli Profilo

E' possibile visualizzare le attività associate all'utente

Cliccando su Dati anagrafici è possibile modificare i dati inseriti

Presentato Da

La sezione Presentato Da ti permette di collegare le anagrafiche sulla base di campagne promozionali quali Porta un amico

Assegnazione CATEGORIA

Sulla sezione Dati anagrafici è possibile assegnare una Categoria per consentire ad esempio l'attribuzione di uno sconto

PER MAGGIORI INFO sulle CATEGORIE ANAGRAFICA clicca QUI

Campi crittografati

Sulla sezione Dati anagrafici è possibile l'inserimento di dati crittografati

I campi crittografati possono essere definiti in IMPOSTAZIONI => Anagrafica utenti => CAMPI ANAGRAFICA alla sezione CAMPI ANAGRAFICA CRIPTOGRAFATI
Il contenuto di questi campi è protetto sui database in modo da poter inserire informazioni che devono essere protette per le norme GDPR (es. dati medici)

Abbonamenti e Proposte

Sulla sezione Abbonamenti e proposte è possibile visionare i servizi acquistati dal cliente

Prenotazioni e Appuntamenti

Sulla sezione Prenotazioni e appuntamenti è possibile visionare le prenotazioni ai corsi e gli appuntamenti di agenda

Vengono di default proposte le prenotazioni ai corsi e gli appuntamenti agenda futuri, ma è possibile variare l'arco temporale di visualizzazione

PER INFO sulle PRENOTAZIONI CORSI clicca QUI
PER INFO sugli APPUNTAMENTI AGENDA clicca QUI

Vendite e Pagamenti

Sulla sezione Vendite e pagamenti è possibile visionare le vendite e i pagamenti effettuati dal cliente

PER MAGGIORI INFO sulla VENDITA clicca QUI

Sospensioni proroghe e voucher

Sulla sezione Sospensioni proroghe e voucher è possibile visionare le sospensioni e proroghe fatte dal cliente

PER MAGGIORI INFO sulle PROROGHE clicca QUI

Modificando il menù a tendina è possibile vedere anche i voucher

PER MAGGIORI INFO sui VOUCHER clicca QUI

Attivazioni e integrazioni

Sulla sezione Attivazioni e integrazioni è possibile procedere all'attivazione di MyWellness Cloud di Technogym e di GymPass

PER INFO sull'integrazione GYMPASS clicca QUI
PER INFO sull'integrazione MYWELLNESS CLOUD clicca QUI

Storico Attività

Sulla sezione Storico attività è possibile visionare le attività effettuate sull'anagrafica

Storico Accessi

Sulla sezione Storico accessi è possibile visionare l'elenco degli accessi del cliente

Documenti e Immagini

Sulla sezione Documenti e immagini è possibile allegare i documenti del cliente

Comunicazioni

Sulla sezione Comunicazioni è possibile visionare le comunicazioni inviate al cliente

PER INFO sulle COMUNICAZIONI clicca QUI

Contratti

Sulla sezione Contratti è possibile visionare i contratti del cliente

Note extra

Sulla sezione Note extra è possibile inserire delle note: su ogni nota comparirà la data di inserimento

Per inserire una nuova nota clicca pure sul bottone Nuova nota

N.B. Le note inserite non potranno essere modificate

Associare una foto

Cliccando sull'immagine della macchina fotografica è possibile:
- scattare una foto al cliente tramite la webcam
- oppure associare un file di immagine

Nuova Attività

Cliccando su Nuova attività è possibile scegliere fra varie Opzioni

Nuova vendita: accede alla sezione delle Vendite che permette di effettuare una vendita al cliente
Nuova proposta: consente di fare una proposta al cliente
Nuova prenotazione: si posiziona su Planning Agenda per fissare un appuntamento per il cliente
Nuova azione di CRM: consente di fare una nuova azione di CRM
Nuova Comunicazione Diretta: consente di inviare una comunicazione al cliente
Accesso Manuale: consente di fare un accesso manuale. Per maggiori info clicca qui
Nuova sospensione: consente di fare una nuova sospensione al cliente
Nuova estensione: consente di creare una proroga
Misurazioni: consente di creare una nuova misurazione
FUNZIONI SPECIALI:
- Esporta dati: consente di creare un file .zip con i dati dell'anagrafica
- Unisci anagrafica: consente di unire un anagrafica ad un altra, nel caso di anagrafiche doppie. Per info clicca qui
- Anonimizza utente: consente di anonimizzare l'anagrafica una volta inserita la password speciale
- Elimina utente: consente di cancellare l'anagrafica

Dati contatto

Tramite la sezione Dati contatto è possibile visionare velocemente i contatti del cliente

Cliccando sul simbolo della bustina potrai inviare una mail al tuo cliente

PER MAGGIORI INFO sulla CONFIGURAZIONE MAIL clicca QUI

Tramite il simbolo del telefono potrai inviare un SMS al tuo cliente

PER MAGGIORI INFO sulla CONFIGURAZIONE SMS clicca QUI

Badge e Tessere

Come assegnare una nuova tessera

Accedi all'anagrafica dell’utente interessato e scorri fino alla sezione Badge.

Clicca su Nuova Tessera per aggiungere una nuova tessera.

Clicca sull’icona tessera a destra per avviare la lettura del vidimatore preconfigurato.
A questo punto partirà un timer; prima che scada il tempo appoggia per un istante la tessera sul vidimatore.

Nota: non tenere appoggiata la tessera sul vidimatore per troppi secondi altrimenti la lettura potrebbe non venire registrata correttamente in fase di assegnazione e sarà necessario rifare questo passaggio.

Se la procedura è stata eseguita correttamente, il numero della tessera verrà visualizzato nell'apposito campo e sarà possibile completare l’associazione cliccando il tasto Salva

Generazione tessera QRCode

Per generare una tessera QRCode è sufficiente cliccare su QRCode nel pannello Badge e tessere

Apparirà questa finestra

Cliccando su Genera la tessera QRCode verrà generata

PER MAGGIORI INFO su QRCODE clicca QUI

Tessera ad accesso libero

Nel pannellino Badge e tessere, cliccando sull'icona tornello è possibile specificare per quali lettori quella specifica tessera deve avere accesso libero (senza abbonamenti, limiti temporali etc).

Una volta selezionati gli ingressi, cliccando su Salva verrà richiesto l'inserimento della Password Speciale

Come registrare un accesso manuale

Per fare una accesso manuale:
- Posizionati nell'anagrafica del cliente
- Clicca sulla voce Nuova attività
- Clicca sulla voce Accesso manuale

Se la tua esigenza è quella di registrare l’accesso di un cliente che sta entrando nel centro in questo momento ma non ha a disposizione la tessera indica:
- Dispositivo: seleziona il lettore da cui si vuole simulare l'accesso del cliente
- Tessera: scegli la tessera del cliente
- Accesso con credito negativo: Permette l'accesso manuale dell'utente anche se il suo credito borsellino è insufficiente. Verrà decurtato l'importo ugualmente, andando anche eventualmente in negativo
- Clicca il tasto Registra accesso.
- Su Wellness in Cloud verrà registrato a tutti gli effetti un accesso o divieto del cliente, come se fosse una reale lettura badge.
Puoi anche registrare l'accesso di un cliente in un momento passato, impostando manualmente la data e l’ora alla voce Specifica data/ora accesso.

Inoltre, attivando la voce Ignora controlli supplementari potrai forzare la registrazione dell'ingresso nei casi in cui l'utente non soddisfi i requisiti da te impostati per accedere, come per esempio certificato medico non valido oppure presenza di pagamenti scaduti.

Nota: l'accesso forzato non consente di registrare l'ingresso dell'utente che non ha un abbonamento valido per l'accesso.

E' possibile fare un apertura manuale anche dalla Ricerca veloce: per maggiori info clicca qui

Profilo Web e App

Sulla sezione Profilo Web e App puoi gestire le attivazioni per l'utilizzo di App Wellness in Cloud

Attivazione profilo web e app

Per inviare il link da cui l'utente attiva l'app Wellness in Cloud procedere in questo modo:
- Posizionarsi sull'anagrafica dell'utente
- Accedere alla sezione PROFILO WEB E APP
- Cliccare su ATTIVA

PER MAGGIORI INFO sull'attivazione massiva cliccaQUI
PER MAGGIORI INFO su App Wellness in Cloud clica QUI

Metodi di pagamento TS Pay

Sulla sezione Metodi di pagamento TS Pay è possibile inserire una sorgente di pagamento TS Pay

PER MAGGIORI INFO CLICCA QUI

Iscrizione e certificato medico

Sulla sezione Iscrizione e certificato medico puoi trovare i dati della scadenza di:
- Certificato medico
- Quota associativa
- Tesseramento

Certificato medico

Cliccando sul tasto di Modifica è possibile modificare la scadenza del certificato medico

Quota associativa

Se all'utente è stata venduta una quota associativa, figurerà l'eventuale scadenza

Tesseramento

Cliccando sul tasto di Modifica è possibile inserire/modificare il codice della tessera e la scadenza del tesseramento

Privacy

Sulla sezione Privacy è possibile impostare i parametri della privacy

PER MAGGIORI INFO sulla PRIVACY e GDPR clicca QUI

Unione anagrafiche

Hai inserito accidentalmente due volte lo stesso utente?
Con la funzionalità Unisci anagrafiche potrai fonderle in un unico profilo unendo tutti gli elementi già creati.
Procedi in questo modo:
- Posizionati nell'anagrafica del cliente da unire
- Clicca sul bottone Nuova attività
- Clicca su Unisci anagrafica
Il sistema posizionerà sulla sinistra l'anagrafica Utente 1,che verrà mantenuta invariata, e sulla destra l'anagrafica Utente 2, che verrà eliminata assegnando vendite, abbonamenti e prenotazioni all'anagrafica Utente 1

Nota  L'operazione richiede l'inserimento della password speciale

Ricerca anagrafiche

La ricerca delle anagrafiche utenti può essere effettuata in vari punti

Ricerca da Anagrafica Utenti

E' possibile cercare un anagrafica dal menù Anagrafica clienti

Cliccando sull'anagrafica trovata è possibile visionarne l'anteprima

Ricerca Veloce

E' possibile cercare un anagrafica dalla ricerca veloce

Per ogni anagrafica, cliccando sul Punto informativo è possibile vederne l'anteprima

Cliccando su Apri anagrafica ci si posizionerà sull'anagrafica
Cliccando sull'icona del tornello sarà possibile fare un Apertura manuale

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