Teamsystem Pay

• TeamSystem Pay (di seguito TS Pay) è la piattaforma dei servizi di incasso e pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments e integrati nei software gestionali del Gruppo TeamSystem, incluso Wellness in Cloud.
• Attraverso le integrazioni di TS Pay nel software gestionale Wellness in Cloud i clienti possono beneficiare di una facile gestione di pagamenti immediati o ricorrenti (e.g. carta di credito, SDD) in modalità online o desk.

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Disponibilità per Livello di Licenza

FEATURE	STARTER	PRO	BUSINESS	ENTERPRISE
Attivazione modulo	✔️ Inclusa	✔️ Inclusa	✔️ Inclusa	✔️ Inclusa

 

Info e contatti per TeamSystem Pay

Info su Funzionamento e Costi

• Per maggiori informazioni sul funzionamento e i costi del servizio leggi la pagina dedicata di TeamSystem Pay

Assistenza su OnBoarding

• Se hai difficoltà nella procedura di onboarding
• clicca sul pulsante  che trovi in basso a destra
• clicca su Contattaci

• clicca su Per aprire un ticket clicca qui

• si aprirà una pagina di richiesta di supporto
• Seleziona la voce Registrazione e contratto

• compila le voci richieste e clicca su INVIA

Assistenza Portale TeamSystem Pay

• Per richieste di assistenza sul portale TeamSystem Pay accedi a https://tspay.atlassian.net/servicedesk/customer/portals oppure clicca sul ? che trovi sul portale stesso

Nuova Dashboard di TS Pay

• Per avere l'accesso alla nuova Dasboard di TS Pay è sufficiente accedere qui

https://dashboard.tspay.app/

 

Verifica dell'attivazione della licenza per l'utilizzo di TS Pay

• L'integrazione con TS Pay è già inclusa sul tuo prodotto Wellness in Cloud a partire già dalla versione Starter

 

Configurazione TS Pay

Nuova Attivazione Tspay

• Se non hai un Account TS Pay procedi in questo modo per configurarlo:

Step 1: Impostazioni TSPay

• Clicca sul simbolo dell'ingranaggio in alto a destra (CONFIGURAZIONI)

• e clicca sulla voce Pagamenti App/Web (TSPAY)

Step 2: Aggiungi Account TS Pay

• Selezionare Aggiungi account TSPay

• Nella schermata successiva dovrai scegliere Crea nuovo Account TS Pay

Step 3: Configura il nuovo Account

• Compila i campi con la tua:
  • Partita Iva
  • Codice Fiscale

Step 4: Clicca qui per configurare l'account

• Una volta premuto Avvia registrazione TSPAy si chiuderà il popup, e troverai sotto Nuove attivazioni in corso una voce con la partita IVA e il codice fiscale appena inseriti
• Clicca sul link Clicca qui per configurare l'account:

Step 5: Onboarding

• Verrai reindirizzato al portale di TeamSystem Pay per completare la procedura di onboarding
• Clicca sul tasto Registrati.

• Inserisci la tua email e password, che utilizzerai poi come credenziali di login nel portale TS Pay, e clicca sul tasto Invia codice di verifica

• Per completare la registrazione dell'account segui le indicazioni che ti fornirà il portale di TS Pay.

• Se hai difficoltà nella procedura di onboarding segui le istruzioni che trovi QUI

Step 6: Attiva la nuova ApiKey

• Una volta completata la procedura di onboarding sul portale di TS Pay, torna in Wellness in Cloud e clicca su Verifica stato attivazione

• Clicca su Attiva nuova apikey e Verifica apikey

Step 7: Associazione dell'account TS Pay ai conti di vendita di Wellness in Cloud

• Una volta attivato il tuo account TS Pay, potrai associarlo al tuo conto di vendita su Wellness in Cloud in IMPOSTAZONI => Pagamenti App/Web (TSPAY), nella sezione Conti:

• Dopo aver cliccato sul link Abilita TS Pay su questo conto, ti basterà selezionare l'account TS Pay appena configurato e scegliere eventualmente se fare in modo che venga automaticamente emessa una ricevuta o fattura con numerazione progressiva nel momento in cui avviene un incasso TS Pay automatico.
• Ad ogni conto di Wellness in Cloud potrai associare un account TS Pay differente, o utilizzare lo stesso account TS Pay per tutti.

Nota: i template di documento disponibili per l'emissione sono solitamente le ricevute non fiscali e fatture configurate in CONFIGURAZIONI (rotellina in alto a destra) => Amministrazione => Registratori e stampanti fiscali. Il documento selezionato verrà emesso in caso di incasso tramite tipo pagamento automatico TS Pay (CC o SDD).

Attivazione TS Pay con Account già presente

• Se hai già un tuo account TS Pay e vuoi configurarlo su Wellness in Cloud procedi in questo modo

Step 1: Impostazioni TS Pay

• Clicca sul simbolo dell'ingranaggio in alto a destra (CONFIGURAZIONI)

• e clicca sulla voce Pagamenti App/Web (TSPAY)

Step 2: Aggiungi Account TS Pay

• Seleziona Aggiungi account TSPay

• clicca su Ho già un account
• Inserisci il tuo Codice Titolare, che troverai all'interno del portale TeamSystem Pay
• Clicca su Verifica codice titolare:

Step 3: Attiva la nuova ApiKey

• Clicca su Verifica stato attivazione

• Clicca su Attiva nuova apikey e Verifica apikey

Step 4: Associazione dell'account TS Pay ai conti di vendita di Wellness in Cloud

• Una volta attivato il tuo account TS Pay, potrai associarlo al tuo conto di vendita su Wellness in Cloud in CONFIGURAZIONI => Pagamenti App/Web (TSPay), nella sezione Conti:

• Dopo aver cliccato sul link Abilita TS Pay su questo conto, ti basterà selezionare l'account TS Pay appena configurato e scegliere eventualmente se fare in modo che venga automaticamente emessa una ricevuta o fattura con numerazione progressiva nel momento in cui avviene un incasso TS Pay automatico.
• Ad ogni conto di Wellness in Cloud potrai associare un account TS Pay differente, o utilizzare lo stesso account TS Pay per tutti.

Nota: i template di documento disponibili per l'emissione sono solitamente le ricevute non fiscali e fatture configurate in CONFIGURAZIONI (rotellina in alto a destra) => Amministrazione => Registratori e stampanti fiscali. Il documento selezionato verrà emesso in caso di incasso tramite tipo pagamento automatico TS Pay (CC o SDD).

Ricevuta Automatica

Premessa

Utilizzando il sistema TS Pay per i pagamenti è possibile gestire automaticamente l'emissione della ricevuta (sia essa fattura o ricevuta non fiscale), ed è possibile inviarla al cliente via e-mail a pagamento effettuato.

Configurazione

Per attivarlo è sufficiente:

• accedere a IMPOSTAZONI => Pagamenti App/Web (TSPAY)
• nella sezione Conti cliccare sul conto associato all'account TS Pay e cliccare su Modifica impostazioni
• selezionare la voce Invia documento tramite e-mail

Puoi indicare:

• Account Tspay, dove puoi associare il vostro Account TsPay, da usare per i pagamenti
• Invia documento tramite email, permette di gestire l'invio della ricevuta automaticamente dopo aver ricevuto il pagamento della rata.
• Tipo documento, puoi specificare il tipo di documento che verrà automaticamente emesso

Template Email

• Quando il documento verrà autoamaticamente emesso, il cliente finale riceverà un email con la ricevuta emessa come allegato e il testo qui sotto indicato, sull'indirizzo email indicato in anagrafica. L'email partirà quando viene elaborato il pagamento della rata/saldo dell'abbonamento.

E' possibile modificare il template della email da:

CONFIGURAZIONI ➜ Impostazioni generali ➜ EMAIL E TEMPLATE ➜ Mail da Modulo Web e App

 

Utilizzo di TS Pay

Come inserire o aggiornare un metodo di pagamento in anagrafica utente

• Nell'anagrafica utente, nella sezione METODI DI PAGAMENTO TS Pay, puoi verificare in ogni momento lo stato dei suoi metodi di pagamento:

• Cliccando sull'icona di Modifica potrai inserire un nuovo metodo di pagamento (carta di credito o SDD):

• Cliccando su Invio email puoi fare in modo che il sistema invii un'email al cliente (all'indirizzo impostato in anagrafica) in modo che possa inserire autonomamente i propri dati di pagamento;

• In alternativa, selezionando l'opzione Inserisci la richiesta, potrai inserire i dati di pagamento in maniera diretta:
• Una volta inseriti i dati del cliente, clicca su Conferma per memorizzarli all'interno della piattaforma TS Pay
• Una volta confermato l'inserimento del nuovo metodo di pagamento, se la procedura è andata a buon fine, Wellness in Cloud aggiornerà la sezione TS Pay:

Nota: in questo esempio abbiamo inserito come metodo di pagamento una carta di credito, quindi potremo effettuare pagamenti TS Pay manuali CC e TS Pay automatici CC; se volessimo effettuare pagamenti TS Pay automatici SDD dovremmo associare al cliente anche un metodo di pagamento di quel tipo.

Nota: un cliente può avere due metodi di pagamento attivi contemporaneamente, uno CC e uno SDD.

Pagamento tramite TS Pay

La piattaforma TS Pay integrata nel software Wellness in Cloud permette al cliente di effettuare pagamenti in diverse modalità manuali ed automatiche:

• TS Pay - addebito manuale CC
• TS Pay - addebito automatico CC
• TS Pay - addebito automatico SDD

Puoi scegliere quale metodo utilizzare per ogni pagamento pianificato su Wellness in Cloud, selezionando semplicemente il tipo di pagamento.

TS Pay - addebito manuale CC

• Il tipo pagamento TS Pay - addebito manuale CC va utilizzato quando vuoi far partire un addebito immediato sulla carta di credito del cliente.

• Cliccando sulla spunta per incassare il pagamento, partirà una transazione TS Pay immediata e, se l'addebito va a buon fine, dopo l'aggiornamento automatico della pagina vedrai che il pagamento risulterà incassato:

• Nel caso in cui l'addebito non andasse a buon fine, il pagamento risulterà invece non incassato e troverai un messaggio di errore (relativo alla transazione TS Pay) sotto al pagamento.

TS Pay - addebito automatico CC/SDD

• Il tipo pagamento TS Pay - addebito automatico CC/SDD va utilizzato quando vuoi far partire un addebito sulla carta di credito (CC) o conto corrente (SDD) del cliente nella data di pagamento prevista.

• Non partirà quindi una transazione TS Pay immediata, ma verrà fatto automaticamente un addebito nella data di pagamento prevista e, se l'addebito va a buon fine, vedrai che il pagamento risulterà incassato:

• Nel caso in cui l'addebito non dovesse andare a buon fine, il pagamento risulterà invece non incassato e troverai un messaggio di errore (relativo alla transazione TS Pay) sotto al pagamento.

Analisi

• In Report e Analisi => Vendite e Commerciali => Analisi Pagamenti, applicando i filtri dedicati alle transazioni TS Pay, puoi ricercare le transazioni in un determinato stato:

• Stato ultimo aggiornamento => si riferisce allo stato attuale della transazione TS Pay associata al pagamento (puoi selezionare anche più di uno stato nella stessa ricerca):
  • registrata, cioè una transazione avviata ma di cui Wellness in Cloud non ha ancora ricevuto un riscontro da TS Pay
  • in attesa di conferma, cioè una transazione SDD avviata ma non ancora completata (generalmente ci vogliono 4-6 giorni prima che questo stato venga aggiornato)
  • completata, cioè una transazione chiusa e andata a buon fine
  • rifiutata / errore, cioè una transazione non completata (per il dettaglio dell'errore puoi consultare il messaggio che trovi all'interno della vendita, sotto al pagamento in questione)
  • contestazione, cioè una transazione andata a buon fine ma successivamente contestata dall'utente
  • rimborsata, cioè una transazione andata a buon fine ma successivamente rimborsata manualmente tramite il portale TS Pay
• Data ultimo aggiornamento => si riferisce alla data in cui è stato ricevuto l'ultimo aggiornamento da TS Pay sullo stato della transazione

Storico transazioni TS Pay

• In Amministrazione => Resoconti TS Pay puoi trovare uno storico completo di tutte le transazioni TS Pay effettuate tramite Wellness in Cloud: è presente uno storico delle transazioni completate, delle contestazioni, e anche delle operazioni schedulate (ovvero pagamenti TS Pay avvenuti automaticamente, raggruppati per giorno).
  
  

POS digitale con TS Pay

• Con il POS digitale di TS Pay puoi accettare i pagamenti con carta di credito senza doverti dotare di dispositivi fisici.
• In questo modo rispetterai anche l'obbligo di accettazione dei pagamenti da carte di credito e di debito in vigore dal 30 giugno 2022.
  
  

• Per accedere al tuo POS digitale, dalla home di Wellness in Cloud clicca sul tasto Scarica link o QR Code:

Potrai:

• generare un QR Code univoco per il tuo centro e stamparlo in forma cartacea oppure visualizzarlo su uno schermo
  • per poter pagare il tuo utente dovrà inquadrare il QR Code con il proprio smartphone e procedere poi al pagamento con la sua carta di credito o debito
• generare un link univoco per il tuo centro e condividerlo tramite WhatsApp, SMS oppure e-mail
  • per poter pagare il tuo utente dovrà semplicemente cliccare sul link

Nota: il QR Code e il link sono entrambi univoci per il tuo account TS Pay e non cambiano nel corso del tempo o per ogni singolo utente che intende utilizzarlo

Il pagamento sarà da subito visibile sulla tua piattaforma TS Pay; invece la registrazione dell'incasso su Wellness in Cloud e l'eventuale emissione di una ricevuta dovrà avvenire manualmente da un operatore al desk.

Sblocco rata in caso di Pagamento bloccante

• Se una rata SDD torna insoluta, Wellness in Cloud non tenterà nuovamente il pagamento della rata stessa.
• Per verificare il dettaglio dell'errore della transazione è sufficiente controllare l'errore indicato sulla rata da pagare.

• Se si desidera forzare nuovamente il pagamento con SDD della rata, è sufficiente sbloccare la contestazione cliccando sul tasto: :

• In questo modo il sistema potrà ritentare il pagamento della rata indicata secondo i successivi tentavi di incasso.

Tentativi di incasso

• Il sistema tenta di incassare delle rate a 0,1,2,3,7,14,21,30 giorni rispetto la data di pianificazione se queste non sono state bloccate a causa di un insoluto (vedi sopra).
• Il pagamento avviene il giorno dopo circa alle ore 5:00.

Esempio: se pianifico una rata per il 1/10, tenterà l'addebito i giorni:
1,2,3,4,8,15,22,31 ottobre.

📌 N.B.: In caso di blocco di una rata, conviene spostare la rata il giorno dopo in modo da far ripartire i tentativi di incasso, accorciando i tempi di attesa.

 

Abbonamenti ricorrenti

Guida abbonamenti ricorrenti

• Trovi la guida per l'impostazione degli abbonamenti ricorrenti QUI

Webinar Abbonamenti ricorrenti

• Di seguito il webinar su come gestire nel modo corretto gli abbonamenti a rinnovo automatico

PER ACCEDERE AL WEBINAR CLICCA [QUI]

 

PayPal su TS Pay

Da Dicembre 2023 è possibile pagare con PayPal tramite TS Pay su Wellness in Cloud

Webinar PayPal su TS Pay

• Di seguito il link del Webinar di PayPal su TS Pay

Configurazione PayPal

• Per abilitare l'account TS Pay al pagamento con PayPal è necessario accedere a IMPOSTAZIONI => Pagamenti App/WEB (TSPay)
• Su ogni account con Stato=ATTIVO comparirà la voce Attiva pagamenti con PayPal

Utilizzo da Wellness in Cloud

• Una volta eseguita l'attivazione dei pagamenti PayPal in fase di pagamento, selezionando TSPay - Addebito manuale CC

• apparirà la possibilità di pagare con PayPal

• Una volta cliccata la voce PayPal
  • è possibile far inquadrare al cliente il QRCode in modo tale che possa pagare dal suo telefono

• oppure è possibile inviare al cliente una mail: verrà proposto l'indirizzo email presente in anagrafica cliente ma è possibile variarlo

• una volta cliccato su Invia email il cliente riceverà una mail col link necessario per completare il pagamento

• Sulla pagina che appare di TS Pay, se l'importo da pagare supera i 30 € sarà possibile decidere se pagare in un unica soluzione oppure se usare il Paga in 3 rate di PayPal
• N.B. Se il cliente sceglie la modalità Paga con PayPal in 3 rate senza costi aggiuntivi su Wellness in Cloud il prodotto venduto risulterà come interamente pagato: sarà PayPal a gestire direttamente l'incasso delle rate successive
• Se il pagamento va a buon fine apparirà la finestra di riepilogo

• dove sarà possibile scaricare la ricevuta dell'avvenuto pagamento

Utilizzo dallo SHOP online

• Se PayPal è attivo sull'account TS Pay in fase di acquisto online il cliente potrà scegliere PayPal come modalità di pagamento

• Se l'importo totale da pagare supera i 30 € verrà proposta anche la modalità Paga con PayPal in 3 rate senza costi aggiuntivi

• Se il pagamento va a buon fine apparirà una finestra col relativo messaggio positivo

• N.B. Se il cliente sceglie la modalità Paga con PayPal in 3 rate senza costi aggiuntivi su Wellness in Cloud il prodotto acquistato risulterà come interamente pagato: sarà PayPal a gestire direttamente l'incasso delle rate successive

Disabilitazione modalita pagamento PayPal dallo SHOP online

• E' possibile togliere la possibilità di pagare con PayPal dallo SHOP
• E' sufficiente accedere a IMPOSTAZIONI => Modulo Web e APP e togliere la spunta da Carta di credito - senza richiesta registrazione account TS Pay

• N.B. Questo impedirà anche al cliente finale di pagare con Carta di Credito senza memorizzare la sorgente di pagamento

 

FAQ sull'utilizzo di TS Pay

Cos'è un metodo di pagamento?

• Il metodo di pagamento non è altro che la modalità con cui il cliente potrà saldare i pagamenti pianificati all'interno di Wellness in Cloud: possono essere i dati della sua carta di credito (CC) oppure del sepa direct debit (SDD).

Quali sono le differenze tra un pagamento manuale e un pagamento automatico?

• L' addebito manuale ti consente di effettuare un addebito immediato, e richiede che per ogni pagamento che vuoi incassare con questa modalità sia tu a cliccare la spunta per incassare il pagamento ed emettere l'eventuale ricevuta.
• L' addebito automatico, invece, ti consente di pianificare i pagamenti futuri di una vendita in modo che, una volta impostati i tipi pagamento e le date di pagamento previste, sia Wellness in Cloud a far partire automaticamente le transazioni TS Pay senza un tuo successivo intervento.

Quali sono le differenze tra un pagamento automatico CC e un pagamento automatico SDD?

• Entrambe le modalità ti consentono pianificare un pagamento in modo che parta un addebito automatico nella data di pagamento prevista.
• L'addebito automatico CC viene incassato il giorno stesso della data di pagamento prevista, e quindi hai un riscontro immediato sul fatto che la transazione sia andata a buon fine o meno; con l'addebito automatico SDD, invece, nel giorno della data di pagamento prevista verrà effettuato il primo tentativo di incasso:

• Il pagamento risulterà incassato su Wellness in Cloud ma la transazione TS Pay sarà in realtà in attesa di conferma
• Solitamente sono necessari 4-6 giorni affinchè Wellness in Cloud riceva un feedback sullo stato effettivo della transazione, per cui se quest'ultima va a buon fine vedrai la solita schermata con la spunta verde:

• Se invece la transazione TS Pay non dovesse andare a buon fine, il pagamento risulterà non incassato e vedrai il messaggio di errore relativo alla transazione.