Questo articolo spiega come attivare ed utilizzare l'integrazione tra Wellness in Cloud e il software Hospitality, il sistema per la gestione di B&B e agriturismo.

Per maggiori informazioni su Hospitality puoi contattare il team di assistenza TeamSystem Hospitality.

Integrazione con Hospitality

L’integrazione con Hospitality è stata progettata esclusivamente per le prenotazioni dei servizi configurati nell'agenda Wellness in Cloud. Non è prevista l’integrazione di anagrafiche utenti, abbonamenti, controllo accessi ecc.

Come funziona l'integrazione?

L’integrazione ti consente di prenotare un servizio tramite l'agenda di Wellness in Cloud e di addebitarne automaticamente il costo su Hospitality. L'iter generale è il seguente:

• Apri l'agenda servizi in Wellness in Cloud;

• Prenoti un servizio (per esempio: SPA) tramite l'integrazione con Hospitality;

• Il costo della prenotazione non viene pagato tramite una delle modalità presenti in Wellness in Cloud;

• Il costo viene invece addebitato su Hospitality, ad una stanza dell'hotel oppure ad un utente esterno. Infatti, su Hospitality l'utente che effettua la prenotazione può avere o non avere una stanza:

  • Se l'utente ha una stanza prenotata, l’addebito del servizio viene registrato direttamente sulla stanza;

  • Se l'utente è un ospite esterno (utente senza soggiorno), in Hospitality viene creata un'anagrafica e un conto passante, sul quale vengono addebitati tutti i servizi (per esempio: SPA) consumati dall'utente. Il conto passante è quindi l'equivalente del "concetto di stanza" per l'utente che non soggiorna.

Puoi visualizzare le impostazioni dell'integrazione con Hospitality del tuo centro nella pagina Impostazioni ⚙ → Integrazioni, cliccando sul pulsante Configura nella sezione Hospitality.

Dove visualizzare lo stato dell'integrazione con Hospitality?

Puoi verificare lo stato della tua integrazione con Hospitality nella pagina Impostazioni ⚙ → Integrazioni, cliccando sul pulsante Configura nella sezione Hospitality.

Se l'integrazione è stata attivata correttamente visualizzerai la dicitura "Stato integrazione: CONFIGURAZIONE COMPLETATA".

Come attivare e configurare l'integrazione con Hospitality

Puoi attivare l'integrazione con Hospitality nella pagina Impostazioni ⚙ → Integrazioni, cliccando sul pulsante Configura nella sezione Hospitality.

Per iniziare devi aver prima recuperato le credenziali per l'integrazione con Hospitality, ovvero credenziali applicative ID e SECRET. Puoi generare le credenziali applicative su Hospitality.

Per attivare l'integrazione con Hospitality inserisci le credenziali applicative negli appositi campi Id e Secret e clicca sul pulsante Accedi.

Ora potrai configurare le impostazioni di sincronizzazione. Clicca sul pulsante Modifica impostazioni sincronizzazione e compila tutti i campi:

• Struttura: ti consente di selezionare la struttura corretta dalle opzioni disponibili nel menu a tendina. L'elenco delle strutture disponibili è ricavato da quelle configurate su Hospitality;
• Categoria di addebito: le prenotazioni dei servizi effettuate su Wellness in Cloud vengono caricate su Hospitality con una categoria di addebito. Questo serve per mappare correttamente i servizi Wellness in Cloud all'interno di Hospitality;
• Anagrafica clienti interni: in Wellness in Cloud le prenotazioni devono essere associate ad un utente. L'utente che selezioni qui, tra quelli disponibili in Wellness in Cloud, sarà l'utente al quale verranno associate tutte le prenotazioni delle stanze di Hospitality. È quindi consigliato creare un'anagrafica utente di appoggio da utilizzare esclusivamente per questo scopo;
• Anagrafica clienti esterni: in Wellness in Cloud le prenotazioni devono essere associate ad un utente. L'utente che selezioni qui, tra quelli disponibili in Wellness in Cloud, sarà l'utente al quale verranno associate tutte le prenotazioni dei conti passanti. È quindi consigliato creare un'anagrafica utente di appoggio da utilizzare esclusivamente per questo scopo, ma non è necessario creare due anagrafiche utenti distinte: se preferisci, puoi utilizzare un unico utente sia per le prenotazioni delle stanze sia per quelle dei conti passanti;
• Prenota sempre per Hospitality: ti consente di definire la modalità di prenotazione. Se attivata, le prenotazioni dei servizi vengono sempre gestite tramite l’integrazione con Hospitality. Se disattivata, per ogni nuova prenotazione il sistema chiederà se effettuare la prenotazione su Wellness in Cloud oppure tramite l’integrazione con Hospitality.

Per completare la configurazione dell'integrazione clicca sul pulsante Salva.

Come disattivare l'integrazione con Hospitality

Puoi disattivare l'integrazione con Hospitality nella pagina Impostazioni ⚙ → Integrazioni, cliccando sul pulsante Configura nella sezione Hospitality, e poi sul pulsante Disconnetti account Hospitality. 

⚠️ Attenzione: questa operazione disattiverà l'integrazione e di conseguenza non sarà più possibile sincronizzare le prenotazioni effettuate da Wellness in Cloud su Hospitality.

Dopo la disattivazione dell'integrazione, lo storico delle prenotazioni non verrà modificato né su Wellness in Cloud né su Hospitality.

Come configurare i servizi e il listino per l'integrazione con Hospitality

Per poter effettuare prenotazioni tramite l'integrazione con Hospitality è necessario:

• Configurare i servizi da prenotare in agenda;
• Configurare il listino relativo a questi servizi: nello specifico, è consigliato creare dei prodotti a quantità variabile per definire il prezzo di ogni servizio da prenotare.

Per maggiori informazioni sulle agende e sui servizi consulta la guida dedicata: Agenda e servizi.

Per maggiori informazioni sul listino consulta la guida dedicata: Il listino.

Se desideri applicare prezzi diversi per lo stesso servizio a seconda che la prenotazione sia per una stanza o per un conto passante, devi creare su Wellness in Cloud un unico servizio e due prodotti a quantità variabile con prezzo diverso.

Esempio: il servizio SPA costa 30€ per un ospite con stanza e 50€ per un conto passante.

Devi creare:

• un servizio SPA;

• un prodotto a quantità variabile per il servizio SPA a 30€;

• un altro prodotto a quantità variabile per il servizio SPA a 50€.

In questo modo potrai selezionare, per ogni nuova prenotazione del servizio SPA, il prezzo desiderato.

Come effettuare prenotazioni utilizzando l'integrazione con Hospitality

Nel planning dell'agenda servizi, seleziona un’agenda, poi clicca su uno slot libero nel calendario e scegli il servizio da prenotare. 

Se l’integrazione con Hospitality è attiva e la modalità di prenotazione è impostata su Sia Wellness in Cloud che Hospitality, potrai scegliere tra: 

• Cliente Wellness in Cloud: per effettuare una prenotazione standard Wellness in Cloud;
• Cliente Hospitality: per effettuare una prenotazione per un ospite dell'hotel, utilizzando l’integrazione con Hospitality.

Altrimenti, se la modalità di prenotazione è impostata su Prenota sempre per Hospitality, non dovrai fare alcuna scelta: il sistema ti porterà automaticamente al passo successivo.

Per procedere scegli la tipologia di cliente Hospitality cliccando su una delle opzioni disponibili nell'elenco Camere oppure Conti passanti:

• Camere: viene mostrato l'elenco delle camere di Hospitality con prenotazioni attive. Per ogni camera vengono visualizzati:
  • Nome e cognome: riporta il nominativo della persona che ha prenotato la stanza; 
  • Numero camera;
  • Dettaglio della prenotazione: cliccando sul pulsante puoi visualizzare il codice di prenotazione, la data di check-in, la data di check-out e l’elenco dei nominativi degli ospiti registrati nella camera.
• Conti passanti: viene mostrato l'elenco dei conti passanti ancora aperti di Hospitality. Per ogni conto passante vengono visualizzati:
  • Nome e cognome: riporta il nominativo della persona che ha aperto il conto passante;
  • Descrizione.

La casella Ricerca utente ti consente di filtrare le opzioni disponibili delle camere e conti passanti in base al nome e cognome associati (utile se hai molte opzioni negli elenchi).

Una volta selezionata una camera o un conto passante, potrai scegliere il prezzo della prenotazione in base al listino configurato. Clicca sul pulsante Prosegui con questa modalità corrispondente al prezzo desiderato.

Per confermare la prenotazione, clicca sul pulsante Salva prenotazione.

A questo punto visualizzerai la prenotazione all'interno del calendario dell'agenda Wellness in Cloud selezionata, mentre l'addebito viene caricato direttamente su Hospitality.

Come posso riconoscere se una prenotazione in agenda è stata effettuata utilizzando l'integrazione con Hospitality?

Quando stai visualizzando le prenotazioni nel calendario di un'agenda, le prenotazioni effettuate utilizzando l'integrazione con Hospitality vengono contrassegnate da un’icona a forma di letto 🛏️.

Quali sono le informazioni che vengono sincronizzate con Hospitality?

Dal punto di vista dell’integrazione, a Hospitality viene trasmessa solo l’informazione della prenotazione.

Esempio: "Nella stanza numero 42, sul conto gestito da Hospitality, addebita il servizio Massaggio per un valore di 80€.”

Dove posso visualizzare l'addebito del costo della prenotazione effettuata utilizzando l'integrazione con Hospitality?

A differenza di una prenotazione standard in Wellness in Cloud, per le prenotazioni dei servizi effettuate tramite l'integrazione con Hospitality la modalità di addebito è solo Addebita in hotel: il costo della prenotazione viene registrato direttamente sul conto gestito da Hospitality, e su Wellness in Cloud non viene registrato alcun addebito.

Il prodotto a scalo credito che hai creato nel tuo listino Wellness in Cloud viene utilizzato per definire il prezzo del servizio, ma non vengono registrati vendite e pagamenti su Wellness in Cloud.

Come posso selezionare l'utente da prenotare utilizzando l'integrazione con Hospitality?

Quando effettui una prenotazione utilizzando l’integrazione con Hospitality, non devi selezionare manualmente l'utente che sta prenotando il servizio: la prenotazione viene automaticamente associata all'utente configurato come Anagrafica clienti interni oppure Anagrafica clienti esterni in Wellness in Cloud. 

Posso gestire gli ospiti tramite Wellness in Cloud?

Non è possibile selezionare gli ospiti delle stanze all'interno di Wellness in Cloud: la gestione degli ospiti avviene esclusivamente in Hospitality. In Wellness in Cloud visualizzi solo le informazioni necessarie alla prenotazione.